丹尼爾．康納曼（Daniel Kahneman）在他的管理學(xué)著作《快思慢想》（?Thinking Fast and Slow）里，提到了ㄧ段他和他在以色列教育部的同事曾面臨的困境，當(dāng)時他們必須估算，編輯一本有關(guān)判斷與決策的中學(xué)教科書可能要花多少時間。
當(dāng)他們的團(tuán)隊(duì)估算完成那本教科書所需的時間時，最后得到的答案是平均要花兩年。而當(dāng)康納曼要求課程小組領(lǐng)導(dǎo)人，比較一下他們的團(tuán)隊(duì)和其他情況類似的團(tuán)隊(duì)時，令人擔(dān)憂的事情出現(xiàn)了：領(lǐng)導(dǎo)人依據(jù)他對執(zhí)行類似大型計(jì)劃的團(tuán)隊(duì)的了解，認(rèn)為他的團(tuán)隊(duì)在技巧和資源方面，水平略低于平均水平。他估計(jì)，與他們的計(jì)劃類似的項(xiàng)目，有40%失敗了，即使項(xiàng)目沒失敗，也要大概七年才能完成。
更令人擔(dān)心的是，在康納曼催促那位同事作這種比較之前，「他都不曾想到要把他對其他團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的了解，跟對自己團(tuán)隊(duì)未來的預(yù)測連結(jié)起來。」而且即使這兩者后來真的連結(jié)起來了，他們的團(tuán)隊(duì)完全沒有調(diào)整那個項(xiàng)目計(jì)劃。
八年之后，那本教科書終于完成了。但教育部從未采用過那個版本。
如果你因?yàn)獒t(yī)療保險(xiǎn)查詢網(wǎng)站Healthcare.Go的問題層出不窮，而使得大型計(jì)劃并沒有占據(jù)你心思當(dāng)中的重要地位，但實(shí)際上并非如此，你的心思其實(shí)應(yīng)該是放在大型計(jì)劃上的，因?yàn)槟銦赖哪莻€網(wǎng)站就是一項(xiàng)大型計(jì)劃。那個網(wǎng)站究竟為何問題這么多，目前各方仍在爭辯中（顧問的問題！政府的問題！網(wǎng)站編碼的問題！所有這些問題?。导{曼的經(jīng)驗(yàn)點(diǎn)出了另一個可能同樣重要的因素：計(jì)劃團(tuán)隊(duì)常遭遇到的認(rèn)知錯誤、不安全感，還有溝通困難。
說真的，沒有人會想要高聲疾呼，說：「我們把公司前途押注在這個大計(jì)劃上，但這個計(jì)劃是不會成功的，我來告訴你們原因?！箷T制企管顧問公司CEB的實(shí)務(wù)經(jīng)理馬修．麥克華（Matthew McWha）認(rèn)為，項(xiàng)目管理的文化常常阻礙了一些重要警訊的浮現(xiàn)，導(dǎo)致無法實(shí)時改正錯誤。
他告訴我說：「要讓人說出『我領(lǐng)導(dǎo)的計(jì)劃正走向失敗』這種話，有很大的個人風(fēng)險(xiǎn)?；蛘哒f，人們真的認(rèn)為自己能夠扭轉(zhuǎn)頹勢，所以沒有提到失敗的情況。他們認(rèn)為繼續(xù)嘗試、看看情況會不會在某個時間點(diǎn)變好，這種做法比較好。
麥克華把這稱為「西瓜計(jì)劃（watermelon project）」：外表看起來不錯，但一旦你切開表面，里頭其實(shí)糊成一片。別以為你真能看出自己公司里哪些計(jì)劃屬于這種西瓜計(jì)劃?！父鶕?jù)我們的研究，很大一部份應(yīng)被歸類為西瓜計(jì)劃的項(xiàng)目，若按照傳統(tǒng)的定義來看是沒有問題的，」他說。
原因除了是人會自我保護(hù)、自認(rèn)是例外的天性之外，還有一個原因是公司使用錯誤的指標(biāo)來追蹤計(jì)劃的進(jìn)展，而且是事后用后見之明來追蹤。太多計(jì)劃都用兩項(xiàng)指標(biāo)來衡量成功：時間和預(yù)算。這兩者的確是重要的因素，管理學(xué)書籍《超大型計(jì)劃：野心大解析》（Megaprojects: An Anatomy of Ambition）一書的作者班特．弗呂夫布耶格（Bent Flyvbjerg）和他牛津大學(xué)的同僚亞歷山大．布齊爾（alexander Budzier）共同研究指出，時間「是最重要的因素，也是最大的局限」，對科技項(xiàng)目來說尤其是如此。但時間加上預(yù)算，卻不見得就能得到麥克華所定義的成功：實(shí)現(xiàn)你的業(yè)務(wù)成果。
困難之處在于，要用量化方式衡量時間和預(yù)算很容易；然而，要衡量公司成果，或者衡量你目前是否正確地朝向達(dá)成目標(biāo)的方向進(jìn)展，卻不容易。
那么，你應(yīng)該如何采用不同的方式來完成大型計(jì)劃呢？麥克華根據(jù)他為CEB項(xiàng)目管理辦公室領(lǐng)導(dǎo)會議（CEB PMO Leadership Concil）所做的研究，提供了幾點(diǎn)建議。他的研究分析了超過一百家年?duì)I收超過十億美元的大型組織。他的建議如下：
定期檢視及修改你的業(yè)務(wù)計(jì)劃。市場和競爭環(huán)境是會改變的，所以你應(yīng)該一再去了解你正在做的事情，還有更重要的是，經(jīng)常檢討你這么做的原因。這不僅有利于發(fā)掘出一些潛藏的障礙物，也能幫助引導(dǎo)你的項(xiàng)目計(jì)劃，朝向達(dá)成預(yù)定結(jié)果的方向進(jìn)展，因?yàn)樵O(shè)定要達(dá)成的目標(biāo)是可能在計(jì)劃執(zhí)行過程中改變的。
特別注意計(jì)劃會議的進(jìn)行狀況。項(xiàng)目管理最重要的并不是搜集許多資料而已，至少同樣重要的是，要了解團(tuán)隊(duì)成員們的行為反應(yīng)?！溉绻阏匍_的項(xiàng)目檢討會議里，沒有出現(xiàn)任何挑戰(zhàn)或沖突，那就是個潛在的警訊了，」他說。「同樣的，若與會人員會后對于計(jì)劃的進(jìn)行狀況各自解讀不同，那也一樣有問題?！?/p>
建立寬廣的知識網(wǎng)絡(luò)。參與溝通對話的人，不應(yīng)只限于核心的計(jì)劃團(tuán)隊(duì)，你還要讓計(jì)劃的贊助人知道如何看出問題的征兆，也要協(xié)助那些沒有參與這個計(jì)劃日常作業(yè)的人，了解計(jì)劃的目標(biāo)和可能會遇到的難題。當(dāng)局者迷，身處于一件既大又重要的事情中久了，常常得仰賴局外人用不同的角度看事情，點(diǎn)出每個人都忽略的問題。
注意那些沒花的錢。「如果你有些錢該花卻沒花，原因若不是你沒找到該做的事情來花那些錢，就是因?yàn)橛?jì)劃的目標(biāo)不夠明確，而使得有些人不敢作決定花那些錢，」麥克華解釋道。
挑選具備企業(yè)家精神的人來當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目計(jì)劃要成功，首要驅(qū)動因素就是有優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理。這并不只是說，需要一位擅長指引前進(jìn)方向的人，你挑的人還必須是個「富有企業(yè)家精神」的人，也就是有能力管理利害關(guān)系人與風(fēng)險(xiǎn)，且在必要時，無懼于調(diào)整和改變路線?！笡]有事情是恒久不變的，」麥克華說，「你必須要尋覓和培養(yǎng)能夠善用決斷力、而不是只會按照既定流程來做的項(xiàng)目案管理人?！?/p>
最終而言，弗呂夫布耶格和布齊爾認(rèn)為項(xiàng)目計(jì)劃要成功，驅(qū)動因素并非是技術(shù)性的：主要在于計(jì)劃所在的環(huán)境，包括是否有組織的抗拒，以及處理風(fēng)險(xiǎn)的方式。所有這些內(nèi)部因素，加上我們對什么可做可說、什么不可做不可說的認(rèn)知，決定了我們手上的計(jì)劃是否朝向令人煩惱的方向前進(jìn)。