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企業(yè)如何開好遠(yuǎn)程會議

當(dāng)前位置:
企業(yè)如何開好遠(yuǎn)程會議

別讓與會者分心

召開遠(yuǎn)程會議重要的是要讓參與者保持注意力集中。如果與會者時常分心,就比較無法注意到像是臉部表情或是說話語調(diào)等等細(xì)微的變化,或是發(fā)現(xiàn)某些用語顯示對方欲言又止。此外也可能無法監(jiān)控自己的情緒反應(yīng)和直覺,但這些也是重要的資訊。更糟的是,對方必然會發(fā)現(xiàn)我們心不在焉,于是避而不談那些真正重要的議題。

使用對的設(shè)備。

投資購買好一點(diǎn)的設(shè)備,就能大幅改善遠(yuǎn)程會議的體驗(yàn)。我有一位視頻客戶是網(wǎng)絡(luò)金融服務(wù)公司的CEO,幾乎所有員工都散布在全國各地,業(yè)務(wù)合作也多半都是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。在他的住家辦公室里,配備有高品質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)攝影機(jī)、熒幕及麥克風(fēng),讓他擁有清晰的網(wǎng)絡(luò)虛擬臨場。當(dāng)時我們的遠(yuǎn)程會議雖然還是不像真實(shí)生活那么高解析度,但已經(jīng)相當(dāng)接近。

就算只是小小的投資,也可能帶來巨大的改善。

有一次,我的客戶是一位CEO,但他有輕微的語言障礙,讓我很難在電話上聽得清楚。雖然我們面對面溝通沒問題,但因?yàn)槎鄶?shù)時候我們還是在線上,所以我決定買了一副像是電玩競爭選手用的高品質(zhì)頭戴式耳機(jī),聽他的話就再也沒有任何問題。同時,我也買了外接的麥克風(fēng)和喇叭,這樣一來和客戶視頻的時候就不需要依賴筆電的內(nèi)建設(shè)備。

管理時間。

不論是電話會議或是視頻會議,多半都會一路討論到用光所有預(yù)訂時間,結(jié)果就只能趕快做個結(jié)論,好去開下一場會。這又是另一個遠(yuǎn)程會議時的不同之處:在開遠(yuǎn)程會議時,工作的重要一環(huán)就是要在過程中控制時間(我是用定時器,免得分心),并在預(yù)訂的時候完整結(jié)束。

遠(yuǎn)程會議最后會談到什么程度很難說,一般而言會比一般會議更廣泛,也才更有意義、更有價值。然而,這也代表每次遠(yuǎn)程會議之間最好多留幾天,好讓參與遠(yuǎn)程會議者都有時間反思這場談話、深化學(xué)習(xí)。另外,遠(yuǎn)程會議在爭論激烈時也可能讓人情緒激動,這時需要時間來沉淀,就算只是幾分鐘也可能大有助益,而讓你和其他參與者都從中學(xué)到最多。

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