如你所知，無關(guān)緊要型任務(wù)都是企業(yè)里不重要的瑣事。員工討厭或喜歡都無關(guān)緊要。他們做得好與不好也無關(guān)痛癢。這些任務(wù)都該被打入冷宮，因?yàn)樗鼈冋谙魅跗髽I(yè)的生產(chǎn)效率。
如果你犯了這類型的錯(cuò)：指派讓員工瞎忙的工作、瑣事，或安排浪費(fèi)時(shí)間的事給員工，你應(yīng)該問問自己為什么。不論從長期還是就目前而言，在工作時(shí)間排滿了無意義的瑣事，對企業(yè)或你自己究竟會(huì)有什么好處呢？
這里面有許多原因。有些經(jīng)理人誤以為，讓每個(gè)人忙忙碌碌，就等于完成了任務(wù)。把“無意義”的工作交給“無能”的員工，總比面對開除他這件棘手的事要來得容易。至少他不會(huì)成為眾矢之的?；蛟S過一陣子以后，他就會(huì)主動(dòng)辭職了。
交給員工無意義的瑣事，可能也是一種污辱或懲罰他的方式。管理者對自己說：“我將教訓(xùn)莎拉，讓她嘗嘗在老板面前扯我后腿的下場！我要叫她整理一大堆無聊的報(bào)告，然后當(dāng)她交給我時(shí)，我看也不看！這樣她就會(huì)了解將來該效忠的人是誰！”
這種想法是一種近似于“虐待”的游戲。不管你的動(dòng)機(jī)為何，解決這類問題的方法很簡單：立刻停止分派這類工作。不管原因?yàn)楹?，如果你交派的工作都是些瑣事，那你正在損害自己的公司，而你最終也將自食惡果。
然而，讓我們假設(shè)你有興趣成為生產(chǎn)效率更高的管理者，而這會(huì)使你不再繼續(xù)指派不重要的工作。如前所述，你的錯(cuò)誤是“坐視”無關(guān)緊要型任務(wù)的存在。要辨別與克服這類問題也就更加棘手。
首先，如你所知，重要工作內(nèi)容的波動(dòng)幅度很大，產(chǎn)業(yè)里的情況可能瞬息萬變，昨天還重要的工作，今天就有可能變得無關(guān)緊要。畢竟，成功的、有競爭力的企業(yè)的一項(xiàng)基本特色，就是能快速自我調(diào)整，以適應(yīng)新情況、新機(jī)會(huì)。
例如，美國國會(huì)要求電視機(jī)產(chǎn)業(yè)將傳統(tǒng)電視機(jī)完全轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字電視機(jī)的這項(xiàng)命令，就改變了許多電視制造廠商未來處理事情的優(yōu)先順序。立法、科學(xué)發(fā)現(xiàn)、司法裁定、產(chǎn)業(yè)整合，以及恐怖主義的威脅，只是外力能改變?nèi)蝿?wù)重要性的幾個(gè)方式而已。
然而，假定你是一位隨時(shí)對該完成的工作保持警戒的管理者，無關(guān)緊要型任務(wù)怎么會(huì)溜到員工手上，甚至日復(fù)一日、年復(fù)一年地繼續(xù)下去呢？
經(jīng)理人并不知情
管理的員工人數(shù)越多，就越有可能出現(xiàn)此種情況。這就是為什么稱職的經(jīng)理人不能被綁在座位上，或與員工太過疏離的原因。他必須關(guān)心工作的完成情況，針對工作提出許多問題。員工并不總是想“偷懶”，做些不重要的瑣事，他們可能連自己都還沒有意識到呢！例如：
- 范例一：一家歷史悠久的股票中介公司的會(huì)計(jì)部門，分發(fā)著早已過時(shí)的內(nèi)部報(bào)告，沒有人閱讀或使用它，這是個(gè)沒人在意的無關(guān)緊要型領(lǐng)域。
- 范例二：一家出版社總是例行性地把手稿分發(fā)給4位不同的校對，即使科技的進(jìn)步已使以往俯拾皆是的錯(cuò)字消失了許多。在經(jīng)過兩位校對審稿之后，剩下來的工作只是多余。
- 范例三：一家地方性藥品連鎖店的資深主管發(fā)現(xiàn)，他永遠(yuǎn)沒辦法在星期二下午找任何一位經(jīng)理說話，因?yàn)樗械慕?jīng)理每周都在這一天出席一項(xiàng)例行性會(huì)議。這個(gè)開會(huì)的習(xí)慣一向如此，在調(diào)查過會(huì)議的議程后，這位資深主管發(fā)現(xiàn)，每一項(xiàng)在會(huì)議中討論的議題，都可以利用傳真機(jī)或E—mail輕易處理，因?yàn)楝F(xiàn)在每家分店都已經(jīng)電腦化了。雖然經(jīng)理間的接觸很重要，但資深主管可以將這種會(huì)議減少到每月一次，或“視需要”而定。
你可以從中了解到，經(jīng)理人若想排除所有圍繞在其四周的無關(guān)緊要型任務(wù)(而且他們還不曉得其存在)，就必須不斷質(zhì)疑所有的活動(dòng)，并且分析它們的價(jià)值。他們不但需要知道什么是重要的事，還必須清楚掌握員工如何利用工作時(shí)間。
經(jīng)理人缺乏足夠的紀(jì)律性來停止不重要的工作
如果管理者對于自己想要達(dá)成的目標(biāo)沒有清楚的概念，他可能會(huì)使員工們繼續(xù)做一些無意義的工作，因?yàn)椴恢酪绾沃匦乱龑?dǎo)員工努力工作。如果他對于作決定沒有自信，則他的猶豫不決將使得瑣碎工作仍然有生存的空間。
這是一個(gè)棘手的狀況。向瑣碎工作宣戰(zhàn)，并阻止員工愉快地做著浪費(fèi)時(shí)間的事，這需要高度的自律。無關(guān)緊要型任務(wù)可能發(fā)生在企業(yè)的任何階層里。
例如，假設(shè)一家地區(qū)性運(yùn)動(dòng)用品連鎖店的資深財(cái)務(wù)副總監(jiān)，他習(xí)慣每半年就親自拜訪所有分店。然而，這些拜訪對于公司的成功并沒有影響，它不能增加副總監(jiān)原本已十分豐富的知識，也不能幫助他把事情做得更好。而分店的人員也不會(huì)因副總監(jiān)的拜訪而受益。
為什么副總監(jiān)會(huì)這么做呢？這是他樂在其中的工作“儀式”。他總是這么做，當(dāng)然，當(dāng)連鎖店規(guī)模較小時(shí)，他能夠在幾天內(nèi)完成視察工作。但現(xiàn)在，它得花1星期或更多的時(shí)間，而當(dāng)他離開時(shí)，他的辦公桌上可能堆滿重要文件，許多計(jì)劃等著他處理。許多事情的決定會(huì)往后拖延，因?yàn)樗囊庖姾苤匾?。這也是分店經(jīng)理的不重要的任務(wù)。就在他們必須在重要訪客面前恪盡地主之誼時(shí)，他們也無法分身去處理店里無數(shù)需要他們關(guān)注的事。
老板應(yīng)該建議這位副總監(jiān)，總部需要他的地方太多，實(shí)在不能讓他在鄉(xiāng)下閑逛。但要這樣做，實(shí)在很難開口，它已經(jīng)變成老板的“紀(jì)律型任務(wù)”，于是他可能決定不提這個(gè)問題。
想想你個(gè)人樂在其中的“寶貝任務(wù)”，這些任務(wù)里，可能有許多與公司的目標(biāo)不相符，嚴(yán)重的話，甚至還會(huì)讓你分心，無法專心執(zhí)行真正重要的任務(wù)。
某制造廠商的研究與發(fā)展部門有重要工作要做，但任何時(shí)候，總是會(huì)有那么一兩個(gè)新產(chǎn)品計(jì)劃，是公司不太可能進(jìn)行研發(fā)的。有些產(chǎn)品所涉及的領(lǐng)域，公司甚至都不具備任何專業(yè)能力。然而，還是有員工在執(zhí)行這些計(jì)劃。或許它始于連經(jīng)理人都不知情的無關(guān)緊要型任務(wù)，現(xiàn)在，因?yàn)楣疽淹顿Y許多時(shí)間和金錢在這些計(jì)劃上，這些計(jì)劃本身也因此有了生命。管理者要鏟除這類計(jì)劃，簡直比登天還難，但這恰恰是他該做的事。
你可以看到，為什么無關(guān)緊要型任務(wù)在企業(yè)中很常見。首先，要發(fā)現(xiàn)周圍無關(guān)緊要的事，并不總是很容易。其次，要以妥當(dāng)?shù)慕鉀Q方案來處理，也很困難。然而，無關(guān)緊要型任務(wù)一旦被發(fā)現(xiàn)，就應(yīng)該立刻停止。管理者不知道某項(xiàng)工作的存在，并不代表這件事一定是無關(guān)緊要型任務(wù)。在任何企業(yè)里，某些進(jìn)行中的工作，即使管理者不知曉，對公司現(xiàn)在或?qū)矶砸捕伎赡苁侵匾矣杏玫?。企業(yè)的主事者必須謹(jǐn)慎區(qū)別其不同，不要消弭公司的創(chuàng)意力與開創(chuàng)精神。