幾乎所有的人力資源管理活動(dòng)都以全面深入的工作分析為基礎(chǔ)。很難想象，在不知道一份工作需要執(zhí)行什么任務(wù)、在什么條件下執(zhí)行這些任務(wù)、執(zhí)行這些任務(wù)需要什么勝任特征的情況下，組織如何寫職位說明書、選拔員工、評(píng)估績(jī)效或者開展培訓(xùn)項(xiàng)目。全面深入的工作分析可以為如下活動(dòng)提供信息。
寫職位說明書
工作分析的書面成果之一是職位說明書——對(duì)經(jīng)由工作分析確認(rèn)的工作任務(wù)以及工作要求所做的簡(jiǎn)要總結(jié)，一般有2～5頁紙。換句話說，工作分析是確定工作活動(dòng)以及工作要求的過程，而職位說明書是工作分析的書面結(jié)果。工作分析和職位說明書是很多人力資源管理活動(dòng)的基礎(chǔ)，包括員工選拔、評(píng)價(jià)、培訓(xùn)和工作設(shè)計(jì)等。
員工選拔
很難想象，在不知道一份工作需要執(zhí)行什么任務(wù)、在什么條件下執(zhí)行這些任務(wù)、執(zhí)行這些任務(wù)需要什么勝任特征的情況下，組織如何為這份工作選拔員工。只有確定了工作要求，才有可能選擇合適的測(cè)驗(yàn)、開發(fā)面試問題來確定某一應(yīng)聘者是否具備履行工作職責(zé)所必需的知識(shí)、技能和能力。盡管這看起來像常識(shí)，但是，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，很多組織經(jīng)常根據(jù)一些與工作無關(guān)的變量選拔員工。例如，很多城市要求應(yīng)聘警察的人身高必須達(dá)到一定要求，很多航空公司要求應(yīng)聘班機(jī)服務(wù)員的人必須漂亮英俊，而大部分 工作都偏愛握手有力的應(yīng)聘者。
培訓(xùn)
再次，很難想象，在不知道工作要求的情況下，組織如何培訓(xùn)員工。工作分析得到的工作活動(dòng)列表，可以用于系統(tǒng)地開發(fā)培訓(xùn)項(xiàng)目。
人力資源規(guī)劃
績(jī)效評(píng)價(jià)
工作分析的另外一個(gè)重要用途是用于編制績(jī)效評(píng)價(jià)工具。正如員工選拔一樣，員工績(jī)效評(píng)價(jià)必須與工作有關(guān)。組織慣用的員工績(jī)效評(píng)價(jià)表，指標(biāo)往往很模糊，比如“可靠性”、“知識(shí)”和“主動(dòng)性。。指標(biāo)如果更具體而且與工作有關(guān)，績(jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果就會(huì)更準(zhǔn)確，更容易得到員工和法院的認(rèn)可(Werner&Bolino，1997)。另外，如果實(shí)施得當(dāng)并且使用得當(dāng)，與工作有關(guān)的績(jī)效評(píng)價(jià)可以為員工培訓(xùn)與咨詢提供很好的參考。
工作分類
工作分析使得人力資源專員能夠根據(jù)要求與職責(zé)的相似性將工作分成一組一組的。工作分類可以用于確定薪資水平、調(diào)動(dòng)和晉升。
工作評(píng)價(jià)
工作分析所得信息也可以用于確定職位的價(jià)值。
工作設(shè)計(jì)
工作分析所得信息可以用于確定完成工作的最佳方式，也就是，計(jì)算機(jī)程序員最好以什么樣的方式坐在電腦前面工作，或者倉庫管理員最好以什么樣的方式搬箱子？工作分析可以除掉多余的、不安全的動(dòng)作，提高生產(chǎn)率、降低工傷發(fā)生率。
遵守法定準(zhǔn)則
任何雇傭決策都必須依據(jù)與工作有關(guān)的信息。那如何確定信息是否與工作有關(guān)呢？法律認(rèn)可的一條途徑就是工作分析。沒有哪部法律對(duì)工作分析做過特別要求，然而，由于幾條重要的準(zhǔn)則和幾起重要的訴訟案例，工作分析已經(jīng)成為事實(shí)上的強(qiáng)制要求。
第一，“員工選拔程序統(tǒng)一準(zhǔn)則”(Uniform Guidelines on Employee Selection Procedures，1978)——用于確保組織的人力資源管理政策符合聯(lián)邦標(biāo)準(zhǔn)——有好幾處直接提到了工作分析的必要性。統(tǒng)一準(zhǔn)則不是法律，但是法院“非常尊重”它(Brannick，Levine，&Morgeson，2007)。
第二，幾起訴訟案例討論過“與工作有關(guān)”的概念。例如，在Griggs對(duì)杜克電力公司(Duke Power)的案例(1971)中，雇傭決策依據(jù)的一條信息是，應(yīng)聘者是否具有高中文憑。因?yàn)榕c白人相比，不滿足這一要求的黑人相對(duì)較多，所以被聘用、提拔的黑人相對(duì)較少。Griggs將杜克電力公司告上法庭，理由是做好工作并不需要高中文憑。法院裁定原告Griggs勝訴，認(rèn)為杜克電力公司確實(shí)沒有建立高中文憑與工作的相關(guān)性。
盡管沒有特別提到工作分析一詞，但是Griggs案例的裁定第一次強(qiáng)調(diào)了工作相關(guān)性問題。隨后的案例，比如Albermarle對(duì)穆迪(Moody)的案子(1975)以及Chance對(duì)評(píng)審委員會(huì)的案子(1971)，進(jìn)一步確立了工作相關(guān)性的必要性以及工作相關(guān)性與工作分析的聯(lián)系。
組織分析
工作分析過程中。工作分析員經(jīng)常會(huì)了解到組織的某些問題。例如，在工作分析訪談(job analysis interview)期間，某位員工也許會(huì)說，她不知道公司如何評(píng)價(jià)她的績(jī)效，也不知道該向誰報(bào)告。工作分析員發(fā)現(xiàn)這樣的組織溝通問題之后，也許就會(huì)反映給管理層，管理層也許就會(huì)采取措施糾正問題，組織就會(huì)運(yùn)行得更好。例如，工作分析員Deborah Peggans為某公司(一個(gè)信用合作社)進(jìn)行工作分析，在訪談期間發(fā)現(xiàn)，沒有一個(gè)員工知道公司是如何評(píng)價(jià)自己的績(jī)效的。Deborah Peggans將這一問題反映給該公司，該公司這才意識(shí)到，管理者的工作沒有做到位，沒向員工交代清楚績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)。