隨便走進任何運動中心、健康具康部、健身房，你就會看到自己。講明確一點，是看到鏡中的自己。不管這個健身房是在簡陋的地下室，或是高檔的百貨里，一定都會有鏡子，而且是很多鏡子。這些鏡子可不只是為了滿足顧客的自戀心理，而是有個重要的功用：協(xié)助人們正確運動。這些鏡子就像是讓人能夠即時檢查自己的活動，立刻調(diào)整、確保運動的安全及品質(zhì)。
當然，可視化反饋不只有鏡子而已，各種今日高科技的健康追蹤器，像是Fitbit、Jawbone、Nike FuelBand、Apple Watch，或是許許多多更精密的騎車或跑步運算裝置，能夠為多到難以勝數(shù)的各種因子加以量化。不論你做的是什么運動，一定都能找到可視化、可量化的反饋，告訴你表現(xiàn)如何，而且是在做的當下就一目了然。
相對地，想想一般的辦公室環(huán)境。你見到了什么？多半就是有人趴在電腦前，瘋狂敲著鍵盤?；蚴怯腥嗽跁h上駝背用著iPhone，瘋狂打著字（但是偷偷摸摸地）。這些員工怎么知道自己究竟有沒有好好工作？一樣重要的是，你如果身為主管，怎么知道他們有沒有好好工作？而且，你怎么知道整個流程（像是準備營銷資料、開新帳戶、讓新人工作上手）真的都發(fā)揮了最佳功效？
看不到流程的執(zhí)行狀況，就可能造成真實的問題。最好的情況下，就是得要開些其實沒什么價值的每周檢討會議，好追蹤工作情形。而最糟的情況，則是一直要到月報或季報的時候，才能檢討改進，但這樣的延遲可能造成嚴重的后果。讓我們再回到健身的比方，這就像是過程中你都不知道自己做得如何，直到膝蓋都廢了、或是跑馬拉松已經(jīng)跑到訓練過度而死在半路。等到終于知道整套流程運作不佳，為時已晚。
讓流程看得見
一家位于舊金山的精致型（boutique）專利律師事務所，專精于醫(yī)療器材、清凈科技、軟件產(chǎn)業(yè)，就用了一套簡單但也絕妙的可視化系統(tǒng)，管理六位律師的工作流程。以下是在他們的開放式辦公室里的記事板全景：
黃色框：黃色框中的每張標簽就是他們的一位律師。這就像是在分配工作的時候，有六條水平的「泳道」。
紅色框：紅色框中的所有標簽，代表的是接下來兩周內(nèi)要完成的客戶工作。至于每張標簽，則是將每個律師及客戶的特定工作分成各個小任務。
橘色圈：用橘色圈所圈起的數(shù)字（在紅色框的標簽里）則代表預計工作能幾天做完。這樣一來，能讓律師不要在接下來的兩周內(nèi)過勞，也能確保符合交案期限。而在工作完成后，律師也會記下實際用的天數(shù)。
板子上各種標簽的移動，就能看出每個人工作的進展，而更重要的是看出是否有人工作進度不順而有延宕。至于從人資的層面看來，這種可視化系統(tǒng)也有幫助。就算是同一種工作，預計的完成天數(shù)也會因為員工經(jīng)驗不同而有改變。這也代表能夠適當分配工作；依能力給薪；如果某位律師的能力顯然已經(jīng)能用更少時間處理標準的工作，也就到了該調(diào)薪的時候。
可以注意的是，這樣的可視化控制，其實就像是健身房里的鏡子、或是運動員用的騎車運算裝置一樣，能夠清楚反饋目前的流程進行如何，就能做出各種調(diào)整、改善系統(tǒng)的效能。同樣重要的是，這能讓每位律師都知道自己的表現(xiàn)與預期的差距：他是在預估的時間內(nèi)完成、又或是落后了？每天下班前，律師和管理人員都能看到大家進度如何、做出調(diào)整。
你可能會說，這家律師事務所要做到工作可視化本來就很簡單，因為他們做的也就是表面上比較厲害的大規(guī)模生產(chǎn)而已：他們只做單一工作（專利法），讓他們許多工作都是重復性的。這也沒錯，但同樣的是：你的工作（不論為何）一定也有很多重復性的元素。產(chǎn)品研發(fā)？寫產(chǎn)品簡介、找出新材質(zhì)、為第一個樣本定下各種規(guī)格，這些也都是重復性的。雇用新人并提供到職訓練？背景調(diào)查、藥檢、處理IT存取權限、福利登錄，這些也都是重復性的。只要你提出一項工作，我就能指出其中重復、可預測的內(nèi)容。當然，這些內(nèi)容不會是全部，但其中就會有大多數(shù)，能夠用可視化的方式處理。
改善資訊流通
可視化系統(tǒng)在組織上的另一項好處，則是改善整體的資訊流通。在大多公司里，溝通靠的是僵化的電子郵件系統(tǒng)、松散無效率的會議，結果資訊流通大受影響。那些重要的資訊，都和一堆低價值、只是要狀態(tài)回報的電子郵件一起卡在信件匣中。至于重要的分析和決策，也因為會議中有1/3、甚至是一半的會議時間都用在繁冗的狀態(tài)回報，就被擠出了會議。（至于用來寫那些電子郵件、準備PowerPoint投影片的時間，就更不用提了。）
可視化管理系統(tǒng)能夠減少用在狀態(tài)回報的時間，原因在于各種重要狀態(tài)及報告數(shù)據(jù)都總是即時呈現(xiàn)、隨時可得，有興趣都看得到。就像是健身教練在你做錯的時候，直接秀給你看絕對是個簡單得多、也快得多的辦法，可犯不著為了個跳箱動作，就特別寫篇博士論文來指導你其中運動鏈的生物機制。同樣地，可視化工具能夠秀出流程里發(fā)生的事，也就省下了用電子郵件和開會來「講」這些事的時間。
ThedaCare健康照護價值中心（ThedaCare Center for Healthcare Value）是一個非營利組織，致力于協(xié)助醫(yī)院改善流程。為此，他們在位于威斯康辛州艾普頓（Appleton）的總部，以及在合作醫(yī)院的院址，提供相關訓練?？梢韵胂瘢獏f(xié)調(diào)相關事宜，流程十分繁重，必須處理好許多細節(jié)，才能讓訓練進行順利。下面就是他們辦理「異地競賽」（away games，也就是在合作醫(yī)院進行訓練）所用的可視化工作板。
左側(cè)列出的是各項訓練任務，至于名稱（以及若定案的日期）則列在上方。每項任務的預定完成日期，則是列在對應的方格中。任務完成，就將日期換成綠色的點；而如果出了問題，則點上紅色的點。
這個板子絕對算不上什么高科技、也不是可視化工具的什么突破（絕對不會成為紐約現(xiàn)代藝術博物館的什么展品），然而想想，它就是能如此從容地傳達每個人都需要知道的兩項重要資訊：工作應該何時完成、又是否已經(jīng)完成。就這一點而言，這就像是Trello或是Lean Kit之類的云端應用程式，或是靈活的軟件社群所會用的各種專案板（project board）。不用等到開會才能知道這些任務的進行狀況，也不用寄出冗長的電子郵件來了解現(xiàn)況如何。如果出了問題，一看就能知道，而且就能讓人投入時間心力加以解決。
任何運動員、或是想要追求健康的人，都能用可視化系統(tǒng)來評估自己的表現(xiàn)、規(guī)劃進步的過程。
而如果是一家健康的公司，也會像運動員一樣，讓各種流程都看得見，好評估各種安全性、速度和品質(zhì)，協(xié)調(diào)所有員工投入大家共同理解的目標，并且即時做出必要調(diào)整，邁向更佳績效。