隨便走進(jìn)任何運(yùn)動(dòng)中心、健康具康部、健身房，你就會(huì)看到自己。講明確一點(diǎn)，是看到鏡中的自己。不管這個(gè)健身房是在簡(jiǎn)陋的地下室，或是高檔的百貨里，一定都會(huì)有鏡子，而且是很多鏡子。這些鏡子可不只是為了滿足顧客的自戀心理，而是有個(gè)重要的功用：協(xié)助人們正確運(yùn)動(dòng)。這些鏡子就像是讓人能夠即時(shí)檢查自己的活動(dòng)，立刻調(diào)整、確保運(yùn)動(dòng)的安全及品質(zhì)。
當(dāng)然，可視化反饋不只有鏡子而已，各種今日高科技的健康追蹤器，像是Fitbit、Jawbone、Nike FuelBand、Apple Watch，或是許許多多更精密的騎車或跑步運(yùn)算裝置，能夠?yàn)槎嗟诫y以勝數(shù)的各種因子加以量化。不論你做的是什么運(yùn)動(dòng)，一定都能找到可視化、可量化的反饋，告訴你表現(xiàn)如何，而且是在做的當(dāng)下就一目了然。
相對(duì)地，想想一般的辦公室環(huán)境。你見(jiàn)到了什么？多半就是有人趴在電腦前，瘋狂敲著鍵盤(pán)?；蚴怯腥嗽跁?huì)議上駝背用著iPhone，瘋狂打著字（但是偷偷摸摸地）。這些員工怎么知道自己究竟有沒(méi)有好好工作？一樣重要的是，你如果身為主管，怎么知道他們有沒(méi)有好好工作？而且，你怎么知道整個(gè)流程（像是準(zhǔn)備營(yíng)銷資料、開(kāi)新帳戶、讓新人工作上手）真的都發(fā)揮了最佳功效？
看不到流程的執(zhí)行狀況，就可能造成真實(shí)的問(wèn)題。最好的情況下，就是得要開(kāi)些其實(shí)沒(méi)什么價(jià)值的每周檢討會(huì)議，好追蹤工作情形。而最糟的情況，則是一直要到月報(bào)或季報(bào)的時(shí)候，才能檢討改進(jìn)，但這樣的延遲可能造成嚴(yán)重的后果。讓我們?cè)倩氐浇∩淼谋确剑@就像是過(guò)程中你都不知道自己做得如何，直到膝蓋都廢了、或是跑馬拉松已經(jīng)跑到訓(xùn)練過(guò)度而死在半路。等到終于知道整套流程運(yùn)作不佳，為時(shí)已晚。
讓流程看得見(jiàn)
一家位于舊金山的精致型（boutique）專利律師事務(wù)所，專精于醫(yī)療器材、清凈科技、軟件產(chǎn)業(yè)，就用了一套簡(jiǎn)單但也絕妙的可視化系統(tǒng)，管理六位律師的工作流程。以下是在他們的開(kāi)放式辦公室里的記事板全景：
黃色框：黃色框中的每張標(biāo)簽就是他們的一位律師。這就像是在分配工作的時(shí)候，有六條水平的「泳道」。
紅色框：紅色框中的所有標(biāo)簽，代表的是接下來(lái)兩周內(nèi)要完成的客戶工作。至于每張標(biāo)簽，則是將每個(gè)律師及客戶的特定工作分成各個(gè)小任務(wù)。
橘色圈：用橘色圈所圈起的數(shù)字（在紅色框的標(biāo)簽里）則代表預(yù)計(jì)工作能幾天做完。這樣一來(lái)，能讓律師不要在接下來(lái)的兩周內(nèi)過(guò)勞，也能確保符合交案期限。而在工作完成后，律師也會(huì)記下實(shí)際用的天數(shù)。
板子上各種標(biāo)簽的移動(dòng)，就能看出每個(gè)人工作的進(jìn)展，而更重要的是看出是否有人工作進(jìn)度不順而有延宕。至于從人資的層面看來(lái)，這種可視化系統(tǒng)也有幫助。就算是同一種工作，預(yù)計(jì)的完成天數(shù)也會(huì)因?yàn)閱T工經(jīng)驗(yàn)不同而有改變。這也代表能夠適當(dāng)分配工作；依能力給薪；如果某位律師的能力顯然已經(jīng)能用更少時(shí)間處理標(biāo)準(zhǔn)的工作，也就到了該調(diào)薪的時(shí)候。
可以注意的是，這樣的可視化控制，其實(shí)就像是健身房里的鏡子、或是運(yùn)動(dòng)員用的騎車運(yùn)算裝置一樣，能夠清楚反饋目前的流程進(jìn)行如何，就能做出各種調(diào)整、改善系統(tǒng)的效能。同樣重要的是，這能讓每位律師都知道自己的表現(xiàn)與預(yù)期的差距：他是在預(yù)估的時(shí)間內(nèi)完成、又或是落后了？每天下班前，律師和管理人員都能看到大家進(jìn)度如何、做出調(diào)整。
你可能會(huì)說(shuō)，這家律師事務(wù)所要做到工作可視化本來(lái)就很簡(jiǎn)單，因?yàn)樗麄冏龅囊簿褪潜砻嫔媳容^厲害的大規(guī)模生產(chǎn)而已：他們只做單一工作（專利法），讓他們?cè)S多工作都是重復(fù)性的。這也沒(méi)錯(cuò)，但同樣的是：你的工作（不論為何）一定也有很多重復(fù)性的元素。產(chǎn)品研發(fā)？寫(xiě)產(chǎn)品簡(jiǎn)介、找出新材質(zhì)、為第一個(gè)樣本定下各種規(guī)格，這些也都是重復(fù)性的。雇用新人并提供到職訓(xùn)練？背景調(diào)查、藥檢、處理IT存取權(quán)限、福利登錄，這些也都是重復(fù)性的。只要你提出一項(xiàng)工作，我就能指出其中重復(fù)、可預(yù)測(cè)的內(nèi)容。當(dāng)然，這些內(nèi)容不會(huì)是全部，但其中就會(huì)有大多數(shù)，能夠用可視化的方式處理。
改善資訊流通
可視化系統(tǒng)在組織上的另一項(xiàng)好處，則是改善整體的資訊流通。在大多公司里，溝通靠的是僵化的電子郵件系統(tǒng)、松散無(wú)效率的會(huì)議，結(jié)果資訊流通大受影響。那些重要的資訊，都和一堆低價(jià)值、只是要狀態(tài)回報(bào)的電子郵件一起卡在信件匣中。至于重要的分析和決策，也因?yàn)闀?huì)議中有1/3、甚至是一半的會(huì)議時(shí)間都用在繁冗的狀態(tài)回報(bào)，就被擠出了會(huì)議。（至于用來(lái)寫(xiě)那些電子郵件、準(zhǔn)備PowerPoint投影片的時(shí)間，就更不用提了。）
可視化管理系統(tǒng)能夠減少用在狀態(tài)回報(bào)的時(shí)間，原因在于各種重要狀態(tài)及報(bào)告數(shù)據(jù)都總是即時(shí)呈現(xiàn)、隨時(shí)可得，有興趣都看得到。就像是健身教練在你做錯(cuò)的時(shí)候，直接秀給你看絕對(duì)是個(gè)簡(jiǎn)單得多、也快得多的辦法，可犯不著為了個(gè)跳箱動(dòng)作，就特別寫(xiě)篇博士論文來(lái)指導(dǎo)你其中運(yùn)動(dòng)鏈的生物機(jī)制。同樣地，可視化工具能夠秀出流程里發(fā)生的事，也就省下了用電子郵件和開(kāi)會(huì)來(lái)「講」這些事的時(shí)間。
ThedaCare健康照護(hù)價(jià)值中心（ThedaCare Center for Healthcare Value）是一個(gè)非營(yíng)利組織，致力于協(xié)助醫(yī)院改善流程。為此，他們?cè)谖挥谕箍敌林莅疹D（Appleton）的總部，以及在合作醫(yī)院的院址，提供相關(guān)訓(xùn)練?？梢韵胂?，要協(xié)調(diào)相關(guān)事宜，流程十分繁重，必須處理好許多細(xì)節(jié)，才能讓訓(xùn)練進(jìn)行順利。下面就是他們辦理「異地競(jìng)賽」（away games，也就是在合作醫(yī)院進(jìn)行訓(xùn)練）所用的可視化工作板。
左側(cè)列出的是各項(xiàng)訓(xùn)練任務(wù)，至于名稱（以及若定案的日期）則列在上方。每項(xiàng)任務(wù)的預(yù)定完成日期，則是列在對(duì)應(yīng)的方格中。任務(wù)完成，就將日期換成綠色的點(diǎn)；而如果出了問(wèn)題，則點(diǎn)上紅色的點(diǎn)。
這個(gè)板子絕對(duì)算不上什么高科技、也不是可視化工具的什么突破（絕對(duì)不會(huì)成為紐約現(xiàn)代藝術(shù)博物館的什么展品），然而想想，它就是能如此從容地傳達(dá)每個(gè)人都需要知道的兩項(xiàng)重要資訊：工作應(yīng)該何時(shí)完成、又是否已經(jīng)完成。就這一點(diǎn)而言，這就像是Trello或是Lean Kit之類的云端應(yīng)用程式，或是靈活的軟件社群所會(huì)用的各種專案板（project board）。不用等到開(kāi)會(huì)才能知道這些任務(wù)的進(jìn)行狀況，也不用寄出冗長(zhǎng)的電子郵件來(lái)了解現(xiàn)況如何。如果出了問(wèn)題，一看就能知道，而且就能讓人投入時(shí)間心力加以解決。
任何運(yùn)動(dòng)員、或是想要追求健康的人，都能用可視化系統(tǒng)來(lái)評(píng)估自己的表現(xiàn)、規(guī)劃進(jìn)步的過(guò)程。
而如果是一家健康的公司，也會(huì)像運(yùn)動(dòng)員一樣，讓各種流程都看得見(jiàn)，好評(píng)估各種安全性、速度和品質(zhì)，協(xié)調(diào)所有員工投入大家共同理解的目標(biāo)，并且即時(shí)做出必要調(diào)整，邁向更佳績(jī)效。