為使生產(chǎn)力最大化并出色地完成個人規(guī)劃，你應(yīng)該練習(xí)5種時間管理的方法和技巧。你只需花少量時間就可以學(xué)習(xí)和掌握各種方法和技巧，它們將讓你獲得更大的效率與效能，讓你受益一生。
正如歌德所言：“所有事情在迎刃而解之前都十分棘手。”好習(xí)慣往往難以形成，但好習(xí)慣會讓生活變得輕松。一旦養(yǎng)成了好習(xí)慣，這些習(xí)慣就會變得自發(fā)而又輕松。它們會對你的事業(yè)有所幫助，讓你受益一生。
使用時間規(guī)劃工具
你需要的第一種時間管理工具是時間規(guī)劃系統(tǒng)，該系統(tǒng)包括所有用來計劃和規(guī)劃生活的工具。最出色的時間工具——無論是活頁夾還是電子工具——都能讓你為每一年、每個月，每星期和每一天制定好計劃。良好的時間規(guī)劃工具應(yīng)包括一份規(guī)劃完備的清單。當(dāng)每個工作、目標(biāo)和必要的行動來臨時，在清單里你都可以一目了然。這份清單隨后將成為時間規(guī)劃系統(tǒng)的核心，在這份清單里，你可以將每個任務(wù)分配到不同的月份、星期和日期中。
時間規(guī)劃系統(tǒng)的第二個部分是日歷，它能幫你規(guī)劃好隨后幾個月的日程并制定好計劃。通過這一系統(tǒng)，你可以將所有事項從清單上轉(zhuǎn)移到你想完成任務(wù)的那一天。
時間規(guī)劃系統(tǒng)的第三個部分是每日清單，這也許是你可以擁有的最重要的一個規(guī)劃工具。一些人稱其為“行動清單”(to—do list)。溫斯頓·丘吉爾在他的每日清單上就曾以“本日活動”(Actions This Day)作為開頭。
總是照單辦事
有效率的主管人員會選擇按照每日清單辦事。無效率的主管人員總是因為工作太多，時間太少，做事時不使用清單或不參考清單而感到壓力重重。他們總是不愿意把所有想法統(tǒng)統(tǒng)寫出來，因此發(fā)現(xiàn)自己不斷地被電話鈴聲、中斷事項、未預(yù)期的緊急事件，和電子郵件的回復(fù)要求搞得心煩意亂。制定每日清單，先寫下你想在一天中完成的所有計劃。原則上來說，就在你開始使用清單的第一天，你的效率將提高25％。在開工前將必須完成的所有事情制成清單，這一簡單的行為將使你在一天8小時之外多出2個工作時。與其他的時間管理工具相比，清單可以讓你更快地從雜亂中理出頭緒。
如果太多的工作讓你喘不過氣，就寫下在可預(yù)見的未來里必須完成的工作。通過這種方法，你可以立刻為清單上的工作排好順序。制定包含10個、20個或30個事項的清單，這一行為可以讓你對自己的時間和生活實施控制，你將立刻感到更加輕松與自信，對工作的控制意識又回來了。
寫好了自己的每日清單并開始工作時，新的任務(wù)和責(zé)任也隨之出現(xiàn)了。打來的電話必須回復(fù)，往來信件必須要處理。在任何情況下，都要在開工前把工作寫在清單上。
有時，當(dāng)某個消耗時間的任務(wù)或要求出現(xiàn)時，這些任務(wù)和要求似乎都十分緊急。在做其他工作時有些事情可能會讓你分心，但當(dāng)你將這些事情寫出來時，它們將重新獲得其真正的價值。如果某一事項寫在清單上其他所有任務(wù)和責(zé)任的旁邊，那么通常這一事項可能根本不重要。
通過優(yōu)先級別規(guī)劃清單
當(dāng)你為自己一整天的活動制定好清單后，下一步就是按照優(yōu)先級別的順序規(guī)劃清單。我們將在第四章中詳細介紹可以用來確定最高優(yōu)先級別的不同方法。
一旦規(guī)劃好清單之后，它就將以最有效、最省時的方式從早到晚為你指引前進的方向。這一指引告訴你必須做什么，什么更重要，什么不太重要。
你將很快養(yǎng)成習(xí)慣，將清單作為一天的工作藍圖。在清單上寫下任務(wù)，按照該任務(wù)與其他必須完成的工作對比下的相對價值對其進行規(guī)劃，在此之前不要做任何事情。
使用你喜歡的任何時間管理系統(tǒng)
當(dāng)前可利用的個人電子助手(PDA)和基于計算機的時間管理系統(tǒng)多種多樣，令人稱奇。不管你做什么工作，不管你身處哪一領(lǐng)域，你可以接人數(shù)字時間管理系統(tǒng)，或者將該系統(tǒng)載人你的計算機來幫助自己規(guī)劃生活的各個環(huán)節(jié)。你可以在全公司和世界各地上傳、下載、傳遞、并人、清除，并共享你的文件與信息。此外，無數(shù)的時間管理系統(tǒng)為手寫目標(biāo)和計劃提供了一系列的表格。
我發(fā)現(xiàn)，決定使用哪種時間管理系統(tǒng)或時間規(guī)劃工具都沒有關(guān)系，它們都很棒，都是由專家開發(fā)的。而且它們幾乎涵蓋了一切你需要用來將生產(chǎn)率提高一到兩倍的方法。所有時間規(guī)劃系統(tǒng)最重要的部分就是，要定期使用它直到形成一種習(xí)慣，就像呼吸一樣。熟練掌握某種時間規(guī)劃系統(tǒng)需要一定的時間，然而一旦你掌握之后，每次使用該系統(tǒng)時你的生產(chǎn)率都會提高，你會變得更有效率。
建立有45份文件的歸檔系統(tǒng)
這是一個事先規(guī)劃時間和日程的簡單方法，規(guī)劃期最多不超過2年。它被稱為有“45份文件的歸檔系統(tǒng)”。這是一份記事本文件，它讓你為隨后的24個月計劃、規(guī)劃并復(fù)查你的活動。這就是它的作用。
首先，取一個里面有45份文件和14個用來裝它們的快勞架(hanging file)的盒子。
然后，將45份文件按如下方法分開：將標(biāo)號依次為“1～31”的31個文件作為一個月的每一天；剩下12個文件作為一年里從1月份到12月份的12個月；最后2個文件作為隨后的2年。你也可以使用自己桌子抽屜里的快勞架來構(gòu)造這一絕妙的系統(tǒng)。
在從現(xiàn)在起的6個月里，當(dāng)你有約會或任務(wù)時，只需將其放人你的月度文件里。在每月月初，把該月的所有任務(wù)都取出來，然后把它們放入標(biāo)號為“1～31”的每日文件里。每天都把當(dāng)天的文件取出來，規(guī)劃就從這里開始。
只需要花幾分鐘的時間，你就能建成這一系統(tǒng)。它將確保你不再錯過或忘記跟進長途電話、任務(wù)或約會。它將幫你掌控時間，讓你的將來井然有序。