你至少可以使用7種理念來進(jìn)行自我時(shí)間規(guī)劃并實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)力最大化。你學(xué)會(huì)的方法越多，你每天完成的工作就越多。
在前一晚做好準(zhǔn)備
首先，在前一晚準(zhǔn)備好第二天的工作清單。在下班回家前做最后一件事——規(guī)劃好第二天的活動(dòng)，這是最佳練習(xí)法。當(dāng)你在前一晚規(guī)劃日程時(shí)，你的潛意識(shí)將在你睡覺時(shí)研究你的計(jì)劃和目標(biāo)。因此當(dāng)你早上起床時(shí)，腦海里總會(huì)有很多理念和想法，它們均可應(yīng)用于日間的工作之中。
有時(shí)，當(dāng)你醒來或當(dāng)你為工作做好準(zhǔn)備時(shí)，你所研究的問題的答案會(huì)潛入你的意識(shí)之中。通常在此時(shí)你將獲得可以用來解決問題和完成工作的新觀點(diǎn)，或發(fā)現(xiàn)可以完成任務(wù)的不同或更好的方法。
在前一晚準(zhǔn)備好每日清單，這一練習(xí)法最大的好處是可以讓你睡得更加酣暢淋漓。躺在床上不睡覺，努力讓自己記住第二天必須完成的所有工作是失眠的主要原因。一旦在清單上寫出所有必須完成的工作后，你的心理就會(huì)獲得解脫，你便能睡得更安穩(wěn)。
擬定日程
擬定日程可以降低壓力，釋放活力。為每一天、每一周和每個(gè)月擬定計(jì)劃并做好規(guī)劃，這可以增強(qiáng)你的控制感和幸福感。你將感到生活在自己的掌控之中。這種感覺增強(qiáng)了你的自尊，提高了你的個(gè)人效率意識(shí)。
提早開始一天的工作
提早開始一天的工作。你坐下來思考并擬定計(jì)劃所花費(fèi)的時(shí)間越長，你對(duì)生活各個(gè)方面的規(guī)劃就越理想。根據(jù)成功人士的傳記和自傳，他們幾乎都有一個(gè)共性——養(yǎng)成在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間就寢并早早起床的好習(xí)慣。
許多成功人士都在早上5點(diǎn)或5點(diǎn)30分起床，以便有足夠的時(shí)間思考，并為即將到來的一天制定好計(jì)劃。因此，他們總是比那些不到最后一刻絕不起床的人更有效率。
在開始處理任何任務(wù)之前花幾分鐘靜靜地反思，這一行為可以讓你在執(zhí)行任務(wù)時(shí)節(jié)省好幾個(gè)小時(shí)。當(dāng)你早早起床，提前規(guī)劃好你的一天時(shí)，你將更冷靜，頭腦更清晰，并在一整天里更具創(chuàng)造力。
使用規(guī)劃合理的歸檔系統(tǒng)
下決心在家里和在工作時(shí)都要使用規(guī)劃合理的歸檔系統(tǒng)。目前，有30％的工作時(shí)間浪費(fèi)在尋找放錯(cuò)地方的物品上。因?yàn)闆]有正確歸檔，有些東西被弄丟了。對(duì)你而言，這種情況聽起來是不是很耳熟？由于沒有建立歸檔和檢索系統(tǒng)的意識(shí)，而把寶貴的時(shí)間浪費(fèi)在尋找放錯(cuò)地方的資料上，類似這樣的一些事情讓人十分沮喪。
最出色、最簡單的歸檔系統(tǒng)是字母表系統(tǒng)。你應(yīng)該結(jié)合歸檔系統(tǒng)列出一份清單或記錄，在上面記錄每份文件的名字和存放的地址。羅樂德斯(Rolodex)臺(tái)式旋轉(zhuǎn)夾是辦公文件歸檔系統(tǒng)的最佳工具之一，它們?cè)诩抑幸灿泻芏嗖煌挠猛?。你可以在任何文具店里買到羅樂德斯臺(tái)式旋轉(zhuǎn)夾，它能讓你以多種方式追蹤各類文件。
在黃金時(shí)間做重要的工作
規(guī)劃自己的人生，以便在自身內(nèi)在的“黃金時(shí)間”從事創(chuàng)造性的工作。根據(jù)生物鐘原理，你內(nèi)在的黃金時(shí)間是你一天中最警覺、最有效率的時(shí)刻。大部分人的黃金時(shí)間在早上，但有些人的黃金時(shí)間在晚上。偶爾有一兩個(gè)作家、藝術(shù)家或演藝人員可能會(huì)發(fā)現(xiàn)，他們的黃金時(shí)間是凌晨的幾個(gè)小時(shí)。
了解自己內(nèi)在的黃金時(shí)間以便為最重要的項(xiàng)目制定好日程，這一點(diǎn)非常重要。最重要的工作通常要求你發(fā)揮最佳水平，保持警覺并富于創(chuàng)造力。在一天中的哪段時(shí)間，你最有這樣的體會(huì)？
你也必須了解外在的黃金時(shí)間，在這段時(shí)間里你最容易獲得客戶或顧客。每個(gè)人都應(yīng)該同時(shí)利用自己外在的黃金時(shí)間和內(nèi)在的黃金時(shí)間規(guī)劃自己一天的工作。
使用口述記錄機(jī)或錄音機(jī)
口述記錄機(jī)是幫你在事業(yè)上或個(gè)人生活中節(jié)省時(shí)間的最佳設(shè)備之一。一旦學(xué)會(huì)如何使用口述記錄機(jī)，你便可以將書寫時(shí)間節(jié)省80％之多，口述記錄機(jī)所花費(fèi)的時(shí)間最多為手寫或打字時(shí)間的20％。它還可以節(jié)省為你打字的人的時(shí)間，通常從磁帶轉(zhuǎn)錄比辨認(rèn)某人的字跡更容易。在使用口述記錄機(jī)時(shí)，有3個(gè)關(guān)鍵因素可以確保你實(shí)現(xiàn)效率最大化。
- 寫出口述記錄事項(xiàng)的大綱。在開始錄制磁帶之前，簡單寫出主標(biāo)題和副標(biāo)題并在腦海中想好甸子結(jié)構(gòu)。不要害怕重錄和清除，選用更好的詞匯再重新錄制一次。
- 不要吹毛求疵、力求完美。有時(shí)，自然交流的聲音效果最好，語法最貼切。你可以稍后返工，糾正大的錯(cuò)誤。與將事情寫下來或在一開始就力求表述完美相比，編輯轉(zhuǎn)錄事項(xiàng)要容易得多。
- 集中精力盡快把你的想法表達(dá)出來，然后在定稿前返工將其整理好。你將立刻表述出精確完美、無須修正與編輯的信件和報(bào)告。
讓空中旅行更有效率
個(gè)人規(guī)劃的一個(gè)重要領(lǐng)域是旅行，特別是乘飛機(jī)旅行。幾年前，曾為美國西部服務(wù)的地方性航空公司——休斯西方航空公司(Hughes AirWest) 雇用一家咨詢公司，將人們?cè)陬^等艙和經(jīng)濟(jì)艙中工作的效率與在普通辦公室里工作的效率進(jìn)行比較。結(jié)果發(fā)現(xiàn)，在飛機(jī)里1小時(shí)不中斷的工作成果相當(dāng)于正常工作環(huán)境下3小時(shí)的工作成果。這里的關(guān)鍵詞是“不中斷”。如果在動(dòng)身去機(jī)場之前事先做好工作計(jì)劃，你就可以在空中完成大量的工作。