監(jiān)督是指收集組織單元的運作信息，包括工作進展、單個下屬的績效、生產(chǎn)或服務(wù)的質(zhì)量、項目成功與否的信息。監(jiān)督可以采取多種方式來進行，包括觀察具體運作、閱讀書面報告、查看計算機顯示的績效數(shù)據(jù)、檢查工作樣本的質(zhì)量，并召集個人或小組會議來了解工作進展。很多組織使用視頻攝像頭來觀察具體操作和提升安保水平，監(jiān)聽電話、監(jiān)控互聯(lián)網(wǎng)通信也是常用于檢查服務(wù)代表工作質(zhì)量的方法。為了評價零售設(shè)施及服務(wù)中心的績效，有時企業(yè)安排人假扮顧客，在服務(wù)現(xiàn)場觀察員工實際提供客戶服務(wù)的質(zhì)量。監(jiān)督的適當形式，取決于任務(wù)的性質(zhì)及情境的其他方面。
監(jiān)督提供了計劃和解決問題所需的大量信息，也因如此，它對管理效能至關(guān)重要。監(jiān)督所收集的信息可以用于發(fā)現(xiàn)問題和機會，制訂和調(diào)整目標、戰(zhàn)略、計劃、政策和程序。監(jiān)督提供了評價下屬績效、認可成就、發(fā)現(xiàn)績效不足、評估培訓(xùn)需求、提供輔導(dǎo)和幫助，以及分配加薪或晉升等獎勵所需的信息。如果監(jiān)督不充分，管理者就不能在問題惡化之前發(fā)現(xiàn)問題(如質(zhì)量下降、低生產(chǎn)率、費用超支、工期延遲、員工不滿及員工間的沖突)。
合適的監(jiān)督程度取決于下屬的能力和式作的性質(zhì)。當下屬缺乏經(jīng)驗、不是很牢靠，工作失誤會造成嚴重后果，下屬間的工作任務(wù)高度相互依賴、需要密切合作，或者由于設(shè)備損壞、事故、原材料短缺、人力不足等可能造成丁作流程中斷時，都要求管理者較頻繁地監(jiān)督。當工作涉及非結(jié)構(gòu)化的、獨一無二的任務(wù)，其結(jié)果只有在很久之后才能決定時，監(jiān)督就變得極為困難。例如，評價研究科學(xué)家或人力資源管理者的績效，要比評價銷售代表或生產(chǎn)經(jīng)理的績效，難度更高。過于密切的監(jiān)督或者表達出對他人的不信任，也可能降低下屬的自信心，減少其內(nèi)在激勵水平。
如前所述，監(jiān)督通過促進他人的行為效力，間接影響到管理者的績效。對領(lǐng)導(dǎo)者監(jiān)督的影響效應(yīng)僅有為數(shù)有限的研究，但仍有數(shù)項使用不同方法的研究提供了支持性證據(jù)，指出監(jiān)督與管理效能正相關(guān)。
監(jiān)控員工績效的步驟和方法
1．確定和度量關(guān)鍵績效指標
準確、及時的運作及工作單元績效信息，對于工作單元管理者的有效領(lǐng)導(dǎo)至關(guān)重要。當績效涉及多種評價效標時，管理者應(yīng)當度量所有效標并綜合進行績效評價。人們常犯的錯誤是，僅僅關(guān)注一兩項易于度量的指標，雖然這些指標無法完整、準確地描述單元績效。
2．監(jiān)督關(guān)鍵的過程變量及產(chǎn)出成果
除了度量成果本身以外，為了深入了解達成結(jié)果的原因、更早發(fā)現(xiàn)問題，也應(yīng)同時度量決定了成果的過程。例如，確認生產(chǎn)過程或服務(wù)活動中的關(guān)鍵步驟，在現(xiàn)場迅速發(fā)現(xiàn)和解決問題，可以更有效地解決質(zhì)量問題。
3．根據(jù)計劃和預(yù)算判斷取得的進展
對運營信息的解讀，可以結(jié)合計劃、預(yù)測和預(yù)算一起進行。例如，在合適的時間(如每月或每季度)比較實際費用與預(yù)算金額的差異，發(fā)現(xiàn)存在的問題。如果費用超出了預(yù)算金額，管理者應(yīng)調(diào)查確認造成偏差的原因，并決定這是否構(gòu)成需要糾正的問題。
4．增加獨立的信息來源
不要完全依賴單一信息渠道，而應(yīng)比較來自多個渠道的信息。使用多個信息渠道會減少丟失、忽視重要信息的可能性。管理者可以找到的信息渠道包括：努力獲得擁有重要信息的人員支持，如同級、顧客和客戶、直接下屬以外的其他組織成員。例如，一家公司中的高管人員公開表示，他會在某幾天的特定時間在公司餐廳用早餐．歡迎任何一位有興趣的員工一起用餐，非正式地討論公司運營問題。
5．在適當?shù)臅r間召開進展評估會議
進展評估會議使管理者有機會同顧和討論下屬在某一項目或任務(wù)中取得的進展。進展評估會議的最佳頻率與時機并無定論，取決于任務(wù)的性質(zhì)和下屬的勝任素質(zhì)水平。對于正在學(xué)習新工作內(nèi)容、工作能力不夠牢靠的下屬，可以更頻繁地召開會議。會議的時機則取決于績效數(shù)據(jù)的提交時間，以及關(guān)鍵行動步驟的預(yù)定截止時間。
6．盡可能直接觀察具體運作
運營信息可以通過匯報、進展評估會議來取得，但沒有什么渠道可以完全替代管理者的直接觀察。四處走走，觀察運營情況、與員工交談，對于不太接觸日常運營的中層和高層管理者，都是很有幫助的。參加工作現(xiàn)場和公司中的不同設(shè)施，也是親眼看看事情的實際狀況，確認運營報告準確性的有效方法?，F(xiàn)場參觀能否取得成效，部分取決于參觀的安排方式及具體如何進行。大多數(shù)參觀不應(yīng)事先打好招呼，應(yīng)由管理者單獨前往。如果事先通知了相關(guān)人員，他們可能很想留下好印象，這使管理者很難了解真實情況。如果管理者在參觀時有多名助理隨行，員工可能表現(xiàn)得更謹言慎行。
7．詢問與工作有關(guān)的具體問題
在召開進展評價會議或觀察具體運作時，管理者應(yīng)充分利自己對工作流程和下屬的了解，詢問具體問題、獲得重要的工作信息。注重細節(jié)、不帶個人判斷的問話方式，要比批評的口氣更好。提出開放式問題，盡量不問可以簡單地以“是”、“否”回答的問題，管理者可以了解更多的信息。由于問題體現(xiàn)了管理者的關(guān)注點，在獲得信息的同時向員工表達管理者的關(guān)注，也是一種有效的做法。
8．鼓勵下屬報告問題和失誤
監(jiān)督的有效與否取決于管理者能否從心懷抵觸的員工處獲得準確的信息。下屬往往不愿向上級指出問題、錯誤和延誤。即使下屬不是特定問題的負責人，如果有可能面對上司大發(fā)雷霆的情況(“殺死信使”綜合征)，他也不會愿意報告問題的存在。因此，對報告的問題信息持一種建設(shè)性、非懲罰性的態(tài)度，是必要的。對下屬提供的準確信息表示感謝，哪怕他們提供的是負面信息；幫助下屬從錯誤中學(xué)習，而不僅僅是懲罰他們。
9．使用監(jiān)督信息用于指導(dǎo)他人行為
當監(jiān)督信息表明某位下屬的工作成效顯著，管理者就應(yīng)利用這一機會贊美下屬。如果績效低于目標值或項目落后于進度，領(lǐng)導(dǎo)者就應(yīng)明確承認問題的存在，并采取行動處理問題。如果目標不具有實現(xiàn)的可能性，就有必要修訂行動計劃和日程安排，提供追加資源，或者當下屬缺乏足夠技能時提供輔導(dǎo)。