在組織利人事領(lǐng)域中，我們常會遇到許多問題。例如，組織的目標(biāo)是什么？如何構(gòu)造組織才能使它實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)？由于組織的總體任務(wù)過于龐大，任何個人都無法完成(如生產(chǎn)噴氣式飛機(jī))，那么如何把總體任務(wù)分解成個人力所能及的微小部分(并有一定的挑戰(zhàn)性)？我們必須設(shè)立多少配備各類人員的職位？這些職位有什么性質(zhì)？需要工作人員有什么樣的能力、技能和個人特性？需要招聘多少人？在挑選人員時，需要注意什么因素(個人、技術(shù)還是社會方面的因素)？如何訓(xùn)練工作人員？用什么標(biāo)準(zhǔn)測量工作人員的績效？我們在作出任何決策之前，必須先對有關(guān)的工作作出明確規(guī)定，然后進(jìn)一步確定完成這一工作需要有什么樣的行為。這個過程就是工作分析。
工作分析對于人事研究和人事管理的重要性怎么估計也不會過高。全面地和深入地進(jìn)行工作分析，可以使組織充分了解由具體人從事的工作及對工作人員的行為需求，為作出人事決策奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。美國心理學(xué)會標(biāo)準(zhǔn)指出：“工作分析為確定(工作)內(nèi)容提供了主要根據(jù)?！泵绹罡叻ㄔ涸趯Π柋锐R爾紙公司與穆迪一案的裁決中表明，工作分析是任何為了證明人員選擇方法和工作績效關(guān)系的效度研究的必不可少的部分。聯(lián)邦雇員選擇程序統(tǒng)一準(zhǔn)則同樣也有這種要求，它規(guī)定任何效度研究都要對所有工作進(jìn)行工作分析。而在工作分析中獲得的信息有多種多樣的用處。
組織由各種各樣的角色構(gòu)成，我們通過工作分析從整體上協(xié)調(diào)這些角色的關(guān)系。我們可以通過工作分析詳細(xì)說明各種角色(職位特點(diǎn)與預(yù)期的角色行為)，從而奠定組織結(jié)構(gòu)和組織設(shè)計的基礎(chǔ)。通過工作分析，我們也可以詳細(xì)說明從清潔工到董事長等各級人員的職責(zé)，從而避免工作重疊、勞動重復(fù)，提高個人和部門的工作效率及和諧性。在人事研究和人事管理的各個階段，工作勢析也是一種有用的手段，實(shí)際上，工作分析是人事工作者的必備工具。
組織是由各類工作崗位組成，而這些崗位都需要進(jìn)行人員的配置。工作分析是指確定某一項工作的崗位職責(zé)，描述崗位需要員工具有哪些特質(zhì)的特殊管理過程。然后，管理者利用這些信息制作出用來說明工作中包含哪些內(nèi)容的工作描述(job descriptions)，以及說明應(yīng)該為該職位招聘什么樣人員的工作規(guī)范(job specifications)。
通常來說，工作分析由主管或人力資源專員通過調(diào)查問卷來執(zhí)行。這些調(diào)查問卷一般包括關(guān)于工作活動的信息(例如，清潔、銷售、教育、繪畫等)，以及工作環(huán)境和工作時間安排等內(nèi)容。
工作分析所提供的信息是很多人力資源管理決策的基礎(chǔ)。例如，組織在決定要進(jìn)行招聘時，需要用到某個工作崗位所需的員工特征信息來決定招聘什么樣的員工；組織在制訂培訓(xùn)計劃和計算薪資水平的時候，則需要關(guān)于工作職責(zé)的信息。由于工作分析在人力資源管理中扮演了如此重要的角色，《美國聯(lián)邦機(jī)構(gòu)雇員選拔程序統(tǒng)一指南》(U．S．Federal Agencies’ Uniform Guidelines on Employee Selection)指出，工作分析能夠讓所有主要的人事管理活動有效運(yùn)作，在管理過程中起到?jīng)Q定性的作用。
工作分析還在遵守公平就業(yè)相關(guān)法規(guī)方面扮演了重要的角色。雇主必須證明他們的甄選工具和員工評估工作與工作崗位績效密切相關(guān)，沒有違反公平就業(yè)機(jī)會的規(guī)定。當(dāng)然如果要做到這一點(diǎn)，經(jīng)理必須詳細(xì)地了解工作的職責(zé)和崗位所需的員工技能。這就要求他們有能力進(jìn)行相應(yīng)的工作分析管理。