計算機(jī)簡化了許多海量數(shù)據(jù)分析工作的強度，它們從編制工資表到記錄人事信息，為人力資源管理提供了巨大的幫助。在計算機(jī)硬件、軟件以及數(shù)據(jù)庫的幫助下，組織可以更好地進(jìn)行信息錄入，并方便地處理它。人力資源信息系統(tǒng)(Human Resource Information System，HRIS)是一個用來為制定人力資源決策提供信息的集成系統(tǒng)。但是需要說明的是，盡管許多HRIS都進(jìn)行了計算機(jī)化，并不是每一個HRIS都只有計算機(jī)協(xié)助。
建立HRIS的目的
HRIS在組織中主要為兩個目標(biāo)服務(wù)：一個與行政與運營的效率相關(guān)，另一個則與HRIS本身的作用效果相聯(lián)系。HRIS的第一個目標(biāo)就是通過對員工及人力資源活動信息的編制來提高效率。許多人力資源活動通過自動化的HRIS，完成過程更有效率，并且可以拋棄大量的紙上作業(yè)。一旦進(jìn)行在線數(shù)據(jù)錄入，所需存儲的表格及必要的手工錄入工作就大大減少了。
許多有關(guān)人力資源活動的重組都聚焦于識別人力資源信息流，以及這些信息流如何能被更有效地為權(quán)威人士所獲得。人力資源活動的標(biāo)準(zhǔn)流程、自動化以及人事信息錄入的自動化，對于提高人力資源運作的效率至關(guān)重要。
HRIS的第二個目標(biāo)更具有戰(zhàn)略意義，與人力資源規(guī)劃相關(guān)。HRIS使得人力資源規(guī)劃和管理決策的做出，可以在很大程度上依賴于相關(guān)信息，而不是僅僅依靠管理人員的觀點與直覺。例如，一項原來靠手工操作、費時且需要相關(guān)知識背景的分析，在使用了HRIS及其豐富的檢索與分析功能之后，可以由一名專業(yè)員工在很短的時間內(nèi)完成。
在許多組織中，人力資源管理的戰(zhàn)略價值越來越受到重視。相應(yīng)地，為戰(zhàn)略規(guī)劃和人力資源預(yù)測所進(jìn)行的HRIS數(shù)據(jù)收集與使用也越來越重要，這使得組織越來越重視自身的人力資源效果。
HRIS的使用
HRIS在組織中有許多作用，最基本的作用是使工資表和獎懲活動自動化。有了HRIS，員工的工作時間記錄被輸入系統(tǒng)中，相應(yīng)的工資扣除和個人工資調(diào)整也在最后的工資支付中體現(xiàn)出來。人力資源信息系統(tǒng)在許多組織中的發(fā)展與實施結(jié)果使得一些工資制定職能已然由會計部門轉(zhuǎn)向了人力資源部門。另一種對HRIS的普遍應(yīng)用是正面行為強化(Affirmative Action Tracking)。在以上這些基本人事活動之外，許多其他的人力資源活動也要受到HRIS的影響。
構(gòu)建人力資源信息系統(tǒng)
信息技術(shù)的爆炸式發(fā)展改變了人力資源信息的使用方式。就在幾年前，大多數(shù)人力資源信息還必須在計算機(jī)主機(jī)上進(jìn)行編輯和存儲。但是今天，許多不同形式的信息技術(shù)被整合和使用，以至于人力資源專家可以得到這些與人力資源相關(guān)的信息，并且可將其傳遞給其他的經(jīng)理和執(zhí)行官。
選擇人力資源信息系統(tǒng)
在為組織構(gòu)建一套人力資源信息系統(tǒng)時，必須使這個系統(tǒng)支持組織的人力資源戰(zhàn)略。這需要仔細(xì)分析整個組織和人力資源部門對人力資源信息的使用，但一般來說，對于人力資源信息系統(tǒng)的選擇主要取決于成本因素，而不是考慮到在多大程度上HRIS可以支持人力資源決策制定。
設(shè)計并實施人力資源信息系統(tǒng)
要設(shè)計出一套有效的人力資源信息系統(tǒng)，專家們建議要從所需信息出發(fā)：
- 什么信息是可得的？組織中需要什么樣的信息？
- 這些信息將如何使用？
- 遞交這些信息時，需要什么樣的格式，才能與公司的其他信息數(shù)據(jù)相容？
- 誰需要這些信息？
- 這些信息什么時候需要，以及需要的頻率怎樣？
對于這些問題的解答，可以幫助公司確定必要的硬件與軟件設(shè)施。專家建議，應(yīng)該建立一個項目小組來做廣泛的規(guī)劃。在這個項目小組中，通常包括來自組織中幾個不同部門的代表，如人力資源與管理信息／數(shù)據(jù)處理部門。這個小組作為一個引導(dǎo)方向的工作委員會，它們要總體把握使用者的需求，明確這個系統(tǒng)的期望功能，咨詢軟硬件銷售商并從那里得到報價，而且還要了解此信息系統(tǒng)的安裝過程。在構(gòu)建人力資源信息系統(tǒng)時，通過吸收來自眾多不同部門的經(jīng)理及其他代表的意見，組織努力使所營造的人力資源信息系統(tǒng)能夠充分發(fā)揮其潛力，為使用者所接受，并且可以從整個組織的高度得以實行。
許多不同形式的軟件系統(tǒng)可以提供人力資源信息。一些人力資源信息系統(tǒng)的軟件需要使用計算機(jī)主機(jī)，這意味著購買和安裝的巨大花費。其他一些人力資源軟件系統(tǒng)可以通過組織在本地區(qū)或更大范圍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)體系在個人電腦上運行。越來越多的組織把因特網(wǎng)作為其使用人力資源信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。
通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和企業(yè)外部網(wǎng)運行人力資源信息系統(tǒng)
因特網(wǎng)使用者的劇增越來越多地引起了人力資源專家的關(guān)注，特別是在組織搭建企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)或企業(yè)外部網(wǎng)時更是如此。企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)是在因特網(wǎng)上運行的組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。一項針對50家全球公司的調(diào)查表明，組織為收集和傳播人力資源信息而對人力資源內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的使用正呈現(xiàn)上升勢頭，其中45％的企業(yè)已使用全球性的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，這一數(shù)字比一年前增長了27％。
企業(yè)外部網(wǎng)是與因特網(wǎng)相連的、為組織內(nèi)員工提供外部經(jīng)濟(jì)實體信息的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。例如，員工可以通過企業(yè)外部網(wǎng)，從組織外的第三者那里獲得相關(guān)的獎懲信息。另一些情況下，員工可以從外部的工資表服務(wù)機(jī)構(gòu)那里得到他們的工資表信息，而且員工通過企業(yè)外部網(wǎng)還可以把自己的旅行要求提供給一些外部的旅行服務(wù)機(jī)構(gòu)。但是值得注意的是，無論是企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)還是企業(yè)外部網(wǎng)，防止未授權(quán)或不正當(dāng)?shù)男畔@得和使用都是十分必要的。
以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息系統(tǒng)使得公司人力資源部門的管理效率得以大幅提高，并且使該部門能處理更加戰(zhàn)略性的、長期的人力資源規(guī)劃問題。公司主要通過以下四種方式使用以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的人力資源信息系統(tǒng)。
- 公告板。為分布在全球各地的組織員工提供個人保險、工作崗位和培訓(xùn)等信息。
- 信息渠道。企業(yè)外部網(wǎng)或企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)與數(shù)據(jù)庫相連，使組織中的員工可以自己查詢到獎懲信息，如病假、401(k)等，為原本需要花費大量精力用來回答員工咨詢的人力資源職員騰出了許多時間。
- 員工自我服務(wù)。許多企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)融入了員工自我服務(wù)選擇，通過它，員工可以獲得以及更新他們自己的個人記錄，改變或加入員工獎勵計劃，以及對其他地區(qū)的聘用機(jī)會做出反應(yīng)。很明顯，在員工自我服務(wù)的選擇允許的情況下，信息安全十分重要。
- 擴(kuò)大聯(lián)系。企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和企業(yè)外部網(wǎng)的整合效果使得人力資源服務(wù)提供商的數(shù)據(jù)庫與雇主的數(shù)據(jù)庫連接在一起，便于他們之間的電子數(shù)據(jù)交換。同時，員工可以在世界范圍內(nèi)遞交和獲得自己個人的具體信息。