在通過小細(xì)節(jié)觀察下屬的狀態(tài)一文中，早晚的觀察和溝通面談對于上司來說很重要，作為上司，最最重要的工作就是早上第一個(gè)來上班，向每一個(gè)來上班的下屬問好。這不僅是對下屬的觀察，也是激發(fā)下屬干勁的最佳方式。
因此，下屬來上班后，打個(gè)招呼，問一下“你昨天那項(xiàng)工作進(jìn)展得怎么樣啦”、“今天公布了這樣的信息，你怎么看”等等，什么話題都可以，總之就是要和下屬搭上話?；蛘咴诜颠€報(bào)告書時(shí)，表揚(yáng)一下：“這次的成果很了不起??！”或者直言不諱地批評：“這怎么能行，重寫！”我雖然不是腦科學(xué)方面的專家，但憑我一直以來的經(jīng)驗(yàn)，一大早就和下屬進(jìn)行這樣的對話，對于刺激他們的大腦、激發(fā)他們的干勁是極其有效的。
對話中最重要的，是一定要看著下屬的眼睛說話。不要讓下屬站著報(bào)告。要么和下屬一起站著，要么一起坐下，必須要做到目光對視?，F(xiàn)在有的上司，在下屬來匯報(bào)的時(shí)候，眼睛一個(gè)勁地盯著電腦，不看著下屬的臉聽下屬說話，這絕對不行。如果你正忙著，你可以說“不好意思，稍后再來好嗎”，重新約定匯報(bào)的時(shí)間。
最好直接會(huì)面說，如果很難做到的話，可以利用“手寫的紙條”。具體來說，留下手寫的紙條，或者直接在報(bào)告書上親筆寫上批注再返還，或者發(fā)送傳真。
比如說，我在收到報(bào)告書后，一定會(huì)親筆寫上諸如“做得很不錯(cuò)，非常感謝”、“有沒有疏漏？請重新收集一下數(shù)據(jù)”、“好好反省，從頭再來”之類的評語再返還給下屬。
現(xiàn)在，大家都習(xí)慣于寫郵件。殊不知，手寫的批注相比之下會(huì)給對方一個(gè)非常強(qiáng)有力的訴求。不管是褒是貶，“親筆”都有著無法比擬的效果。郵件聯(lián)絡(luò)常常有收不到回復(fù)的時(shí)候，而一旦看到手寫的批注，馬上就可以收到反饋。手寫的信息具有很強(qiáng)的沖擊力，能給對方留下深刻的印象。
因此，在無法實(shí)現(xiàn)直接對話的情況下，可以采用手寫的方式。
要最少限度地通過郵件傳達(dá)指示。“cc”(群發(fā))給下屬的郵件一般都不會(huì)被重視。真正重要的事情，要打印出來傳閱。
比如說，以我手頭收到的一份報(bào)告書為例。我會(huì)親筆寫上批注，把應(yīng)該看到這份報(bào)告書的人的名字按照順序列出來，讓他們依次傳閱，最后再返還到我這里來。這是最有效的方式。如果讀到這份報(bào)告的人寫下了自己的看法，我會(huì)給予獎(jiǎng)勵(lì)。
這種方式，雖然是間接的，但可以通過親筆寫下的信息和下屬對話。經(jīng)常和下屬保持這樣的對話，激發(fā)下屬的干勁，是一個(gè)上司應(yīng)該養(yǎng)成的非常重要的習(xí)慣。
“看著下屬的眼睛說話”，“親筆寫下批注”，“重要的事情要書面?zhèn)鏖啞保@幾個(gè)習(xí)慣每個(gè)都是可以馬上做到的，都是以加強(qiáng)和下屬的溝通效果為目的。
平常就注意觀察下屬，和下屬進(jìn)行深入有效的對話，還可以防止職場中越來越多的抑郁癥。通過觀察和對話，發(fā)現(xiàn)下屬作為一個(gè)人的癖好，可以在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)異常情況，通過對話了解下屬的苦惱，再安排時(shí)間進(jìn)一步做深入的溝通。人總是容易變得脆弱，陷入孤獨(dú)，有時(shí)候通過對話其實(shí)就可以解決很多問題。