一般情況下，員工們心中都存有這樣的疑問(wèn)，到底自己工作得怎么樣呢？這就需要管理者及時(shí)地對(duì)他們的工作做出反饋。根據(jù)霍桑原理，對(duì)員工的工作行為反饋得越多，你提供的建議和意見越詳盡，他們就會(huì)認(rèn)為自己越受關(guān)注。員工也就有做好各項(xiàng)工作的強(qiáng)大動(dòng)力。因此我們可以說(shuō)，信息反饋是自主地指導(dǎo)人們改進(jìn)工作和行為的有效方法。
字典中“反饋”的定義為：對(duì)于機(jī)器、系統(tǒng)、程序等的表現(xiàn)的信息傳遞。這是普遍意義上的反饋。
管理學(xué)教授萊恩特·比特更進(jìn)一步地將信息反饋解釋為：“把工作表現(xiàn)的情況傳遞給個(gè)人或引起這個(gè)成績(jī)的行為，以使它做出正確地改正或是更進(jìn)一步的努力。
這兩種解釋都在說(shuō)明一種改進(jìn)的方法。一種認(rèn)為是心理上的因素決定的，即“總的來(lái)說(shuō)，人們都想知道他們做的怎么樣，不僅僅是因?yàn)橐?lì)自己更加努力而且更是滿足自己的成就感”，另一種觀點(diǎn)則認(rèn)為反饋是一種調(diào)節(jié)機(jī)制，使之自我完善和發(fā)展，有些人得到反饋?zhàn)孕胖?，就?huì)自動(dòng)調(diào)節(jié)其行為以使效果達(dá)到更好。
反饋信息對(duì)提高任何一種工作的成績(jī)都較有意義。一臺(tái)自動(dòng)設(shè)備如果不能按照期望的結(jié)果做出標(biāo)準(zhǔn)的信息反饋，那么就肯定不是一臺(tái)完善的機(jī)器。反饋可以在有限范圍內(nèi)使機(jī)器設(shè)備進(jìn)行自我調(diào)節(jié)。
除了自動(dòng)化設(shè)備的信息反饋，人們自己也需要信息反饋指導(dǎo)自己的行為。總裁、首席執(zhí)行官們和他人一樣同樣需要信息反饋。
以下這些建議可以確保反饋信息的有效性。
- 原信息與反饋信息間的相近性。舉例來(lái)說(shuō)，如果一項(xiàng)工作完成后立即進(jìn)行檢查，那么檢查者會(huì)提出更多的意見指導(dǎo)工作，他們會(huì)了解錯(cuò)誤出現(xiàn)的原因以及改進(jìn)的最好方法，這樣效果會(huì)比很久后才進(jìn)行檢查要好得多。
- 即時(shí)性。馬薩諸塞大學(xué)的教授多納德說(shuō)：“工作進(jìn)行與反饋間的時(shí)間越短、對(duì)改進(jìn)工作越有幫助，一方面，人們?nèi)菀子浀霉ぷ魅蝿?wù)，也方便改進(jìn)。另一方面，迅速的反饋也表明了工作的重要性和你對(duì)他們工作的重視程度。
- 反饋意見要明確。“我猜它也不錯(cuò)”這樣的意見不是很好。要使反饋意見明確、具體并能更多提及細(xì)節(jié)，比如說(shuō)：“這個(gè)報(bào)告很好，但是它的引言部分太長(zhǎng)，而且沒(méi)有注明小標(biāo)題，會(huì)使段落內(nèi)容缺乏清晰度，總結(jié)部分寫得非常精彩”這樣的意見相信會(huì)收效甚多。
- 意見的權(quán)威性。通常情況下，反饋意見來(lái)源于組織內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)者，但組織內(nèi)部也會(huì)出現(xiàn)不同聲音，有批評(píng)、有建議。但是要注意，不一定所有的建議對(duì)你都有指導(dǎo)作用，因而還是盡量聽取領(lǐng)導(dǎo)者的反饋意見。