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撰寫員工手冊需要知道的三個方面

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撰寫員工手冊需要知道的三個方面

很多中小企業(yè)不是很重視員工手冊,制定也比較隨意,員工手冊不僅僅是一本小冊子,有很重要的作用。一個國家有憲法,員工手冊就相當于企業(yè)的“憲法”,大家都知道,華為有《華為基本法》,其地位是很重要的。員工手冊規(guī)定的是企業(yè)最基本最重要的條款,是所有其他制度的指導,是一個企業(yè)的行為規(guī)范,也能反映了一個企業(yè)的管理水平,企業(yè)的做事方式等。

員工手冊沒有固定的格式,每個企業(yè)需要根據(jù)實際需求來考量,要看企業(yè)規(guī)模、管理水平等因素,但是有一些基本要求要說明清楚,那么,制定一份有用、實用的員工手冊應該注意些問題呢?本文從以下幾方面說明。

一、員工手冊與企業(yè)制度的區(qū)別

員工手冊和企業(yè)管理制度是有區(qū)別的,員工手冊是企業(yè)的“憲法”,規(guī)定的是一些基本的要求,只是提倡做什么,不允許做什么,至于如何處罰,則需要管理制度來詳細規(guī)定。就好比一個國家都有“憲法”,然后才有《刑法》《訴訟法》等等。也看到過有些企業(yè)的員工手冊,很多屬于制度的內(nèi)容也放在里面了,就導致員工手冊主次不清。如招聘制度、培訓制度等需要單獨制定,在員工手冊里面只需要寫明基本的要求和原則即可。

二、員工手冊的結(jié)構(gòu)

一般來說,員工手冊要包括以下五個大部分:

  • 董事長致辭
  • 公司介紹
  • 員工管理制度
  • 員工行為規(guī)范
  • 附則

對于中小企業(yè),可以將這個作為基本框架,可以在這個框架的基礎上,做相應的調(diào)整。具體來說,每一部分如何寫呢?

1、董事長致辭,要到到的目的是激發(fā)員工學習員工手冊興趣。包括:歡迎詞、員工可以收獲什么、祝福和希望、簽名。

2、公司介紹部分,是希望員工能盡快了解自己即將加入的企業(yè),使其快速融入。要寫的內(nèi)容包括:企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、價值觀、戰(zhàn)略目標、公司業(yè)務、組織架構(gòu)等。

3、員工管理制度,這部分內(nèi)容是重點,包含的內(nèi)容也很多,主要包括:聘用原則、工作時間、薪資福利、休假、培訓發(fā)展、考勤加班、獎懲原則等。這些內(nèi)容都是和員工聯(lián)系很緊密的,也是員工比較關心的內(nèi)容,需要說明清楚,不能含糊不清,讓員工自己猜測。清楚明了介紹這些規(guī)定,員工能夠更快的適應環(huán)境,投入到工作中去。

4、行為規(guī)范部分,是企業(yè)對員工日常行為的基本要求,是一個企業(yè)整體精神面貌的體現(xiàn)。這部分內(nèi)容包括:日常的行為規(guī)范、工作中的規(guī)范、對外交往中的規(guī)范等。在制定這部分內(nèi)容時,要考慮所屬行業(yè),不同行業(yè)的行為要求偏重是不同的,比如服務行業(yè),就比制造業(yè)要求的內(nèi)容更多,更全面,當然并不是說制造業(yè)這類企業(yè),不需要重視這部分內(nèi)容,雖然大多數(shù)員工是不需要對外工作交往,但同樣要重視內(nèi)部工作規(guī)范。

?5、附則。附則部分比較簡單,相當于是結(jié)尾,主要是針對一些條款的補充說明,或者版本說明。對本手冊解釋權(quán)、修訂做出說明等。這力需要強調(diào)一點的是,很多企業(yè)忽視了員工的簽收確認,員工簽收是保障員工手冊及時落實一個重要措施,也是企業(yè)將企業(yè)的基本政策告知員工的重要證明,因此,建議這個地方做一個員工簽收表,方便管理。

三、合法性審核

員工手冊編寫完成后,需要審核其合法性,這一步很重要,如果某些內(nèi)容不合法,將會給企業(yè)帶來很多法律風險。審核合法性,注意以下幾個方面:

1、內(nèi)容上是否合法,有沒有違背相關法律的?!秳趧雍贤ā芬?guī)定,“用人單位應當依法建立和完善勞動規(guī)章制度,保障勞動者享有勞動權(quán)利、履行勞動義務?!北仨殞ο嚓P條款充分考慮,最好交給法務人員或法律顧問審核。

2、程序上是否合法。《勞動合同法》規(guī)定:“用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時,應當經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論,提出方案和意見,與工會或者職工代表平等協(xié)商確定?!痹谥贫▎T工手冊的過程中,需要保留好相關的記錄,以備查驗。

3、發(fā)布途徑是否合法。《勞動合同法》規(guī)定,“用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示,或者告知勞動者?!边@一點,很多中小企業(yè)沒有做到位,導致員工手冊該有的作用失效。經(jīng)常會出現(xiàn)員工受到處罰時,稱不知道公司有相關的規(guī)定。導致的原因就是企業(yè)沒有及時有效的通知到員工,公司沒有告知員工的證據(jù),在勞動糾紛中,企業(yè)經(jīng)常會敗訴。所以,除了公示、會議傳達等方式,一定要員工填寫《員工手冊簽收函》,并保存好相關記錄。

另外還提醒一點,員工手冊的制定一定要和相關部門充分溝通,征詢各部門的意見,群策群力討論制定的,不能是人力資源部一個部門制定出來的。對于中小企業(yè)來說,制定一份有用、實用的員工十分必要,它能夠規(guī)范員工行為、宣傳企業(yè)文化、提高員工素養(yǎng),促進企業(yè)健康發(fā)展。

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