優(yōu)秀的管理者都會認識到，有一個好的助理，在其管理過程中是不可或缺的。因為任何一個人的精力都是有限的，管理者只能去處理那些重要的事情，如制定計劃、做出決策。有的時候，管理者的事情太繁忙，如果這時有一個好助理，不但可以出色地幫你處理一些瑣碎的事情，而且對你的日程做了合理的安排，一切都很有條理，你肯定會感到無比的喜悅。
在五六十年代，管理學界創(chuàng)造了一種新概念“助理”，它填補了權力執(zhí)行者和被執(zhí)行者的空間，即很快地連接了他們之間的責任與能力。但應強調(diào)的是，助理與總經(jīng)理的秘書是大不相同的，因為助理經(jīng)常需要承擔大量責任和任務，甚至包括有些秘書的工作，還有細節(jié)問題，助理的工作從內(nèi)容上講范圍大得多。
彼特·達克特反駁說：“我覺得助理的工作不如秘書的幫助。助理的職位是多余的。”更多的關于助理的評論表明，助理可以看成是經(jīng)理工作的“助推器”，因為助理的工作不僅不是多余的，而且有利于推動經(jīng)理的工作效率，他更重要的作用還體現(xiàn)在幫助經(jīng)理與下級員工之間建立和諧、融洽的關系。
假設你現(xiàn)在沒有助理，但是你準備處理一件棘手的問題，你在如此重的工作壓力下，首先想到的可能就是要增加一個人，但是綜合考慮各種因素后，你發(fā)現(xiàn)，如果條件允許，對你幫助最大的、提供最好服務的，只能是助理。
管理實例：
執(zhí)行官皮爾·思達的助理比爾·羅賓遜問：“你是要我去樓下財務部門查看上星期的財務數(shù)據(jù)嗎？”皮爾強忍著自己的憤怒說：“是的?！辈⑶倚闹性谙耄骸罢娌恢牢乙郧盀槭裁磿J為他是一個好助理呢？”導致他們關系不融洽的因素還不清楚，只是結果很明顯：他們彼此都不滿意。實際上是因為羅賓遜沒有進入他助理的角色，兩個月后他問的仍是一些數(shù)星期前就應該處理的程序，他還不能很好地和其他部門相處，也沒能被公司的其他員工所接受，因此不但沒有減輕反而加重了皮爾的工作負擔，看看到底是什么使經(jīng)理和助理關系出現(xiàn)了問題！
經(jīng)理助理的工作至關重要，以下這些步驟可以幫你雇傭到和訓練出令你滿意的助理。
- 認真考慮助理的工作。先研究一下你自己的工作，包括內(nèi)容和形式，然后在腦中或用筆列出助理的責任范圍，尤其注意特別需要他幫助完成的工作。
- 考慮清楚細節(jié)。包括你希望他做的事，甚至還有你打算把他安置的位置、配備的設備等。
- 尋找適合者。也就是尋找一個理想的助理，你必須要確定他的能力可以滿足你的需要。舉個例子，如果你要求助理協(xié)助你處理重要問題并且偶爾在開會時幫助你，那么助理的人選必須可靠、有涵養(yǎng)、能夠有效地和他人交流；另一方面，如果你尋找的是幫你解決問題的人，那么觀察力、智慧創(chuàng)造力、寫作能力等都是重要因素。
- 預先測試。你公布了招聘條件后會出現(xiàn)一部分合格者，那么你需要在候選者中選擇最令你滿意的人。從某種意義上說，你將要雇傭的人會承擔兩種工作，一是執(zhí)行被分配的工作；二是和你相處，而且后者有很大確定性，所以測試顯得尤為重要，因而三到六個月的試用期可以幫助你決定他是否是一位合格的助理。
- 應付多大的責任？這是一個極其關鍵的問題，一個最高執(zhí)行官說：“某些執(zhí)行者想讓助理知道怎樣服從命令，這樣對工作有幫助，但意味著老板也要時刻不停地從事與助理同樣的工作，而我更愿意助理有自主的能力，那樣的話可以在允許的范圍內(nèi)使我有機會做些更重要的事。
- 開放的交流方式。一種自由開放的風格有助于建立良好的經(jīng)理與助理間關系，要知道，對助理的培訓永遠都不能停止，因為經(jīng)理和助理都會不斷地在成長和變化。
- 工作方式。另一些在助理運用上比較成功的經(jīng)理說：“在和助理間運用的方法需要有調(diào)整，因為這并不意味著助理必須發(fā)展成為和老板有一樣價值觀念和行為的管理者，因而一個助理更應該成為經(jīng)理的一個互補者，盡可能地彌補經(jīng)理的不足。
- 個人。對于任何助理來說，想要他們的工作有效，他就必須充滿自信，而且要能贏得經(jīng)理的信任。
- 忠誠。作為一個執(zhí)行官你遲早都要提到下屬的忠誠問題，這個原則不論對于工作還是對于為人都相當重要，有位執(zhí)行官說過：“不容置疑，如果你的下屬不忠誠于你和你的工作，那么永遠也達不到預期的結果，并且很可能會走相反的方向”。
- 助理的命運。在紐約的一個聯(lián)合大學中，流行雇傭一個助理進行為期一年培訓的體系，在一年結束后，如果他的能力水平提高，能夠適應組織發(fā)展的需要，那么就會真正成為公司的一員，成為一個成功的助理。