組織的外部關系有時會成為經(jīng)理人時間管理的天敵。每個組織都或多或少要和一些特定的利益集團打交道。有的客戶可能應付起來很麻煩很煩人，但你也得面對，而不能忽視他們。供應商既有可能是很好的資源，也有可能成為負擔。如果他們能履行承諾，那就是有力資源；如果不能，那將浪費你的許多時間來解決問題。
從低層到高層的各級政府機構會要求企業(yè)組織對其進行服務，這也會減少組織的工作時間。皮特·格雷斯(Peter Grace)在《聯(lián)邦政府成本控制》(Federal Government Cost Control)上發(fā)表的一篇報告中，調查了36個專項小組、161名公司總裁、2 000名志愿者，并提供了2 478個獨立、清晰、具體的減少成本和提高收入的建議。但這些建議很少被實施。大衛(wèi)?帕克委員會發(fā)表了一篇在政府防衛(wèi)管理方面的、題為《追求卓越》的報告，雖然得到的響應很熱烈，但也沒有被政府采納。
社區(qū)委員會會找到各個組織，推薦社區(qū)活動，這些活動最終會對組織的運營產(chǎn)生影響。他們可能會讓你派一個代表參加一些社區(qū)的項目。雖然這些組織的貢獻是有必要的，但也要仔細考慮一下，是否組織提供的這些資源真的能帶來某種形式的益處?所有這些外部的影響因素都是不無道理的，組織應履行其道德方面的責任，但對這些因素應該有所控制。
作為經(jīng)理人，你可以寫一份在未來十天中關于浪費時間問題的個人報告，說明浪費時間的根源。這個報告的工作量不大，并不需要借用電腦來完成。你只需要一張紙和一支筆就行。這個報告的目的是為了讓你弄清楚你在哪兒花費了時間。過程很簡單：你只要把大概事件寫出來，而不是具體細節(jié)。你只需寫下你這十天要做的事情和在上面花費的大概時間。結果會讓你大吃一驚。這個報告的唯一目的就是讓你找到你在哪兒耗費的時間最多。報告中要記下每件事情，這是只屬于經(jīng)理人工作范圍的事情嗎?這份報告是做給你自己看的。你只需記下在以下方面花費的時間：
- 打電話
- 上網(wǎng)
- 閱讀和回復郵件
- 開會
- 實際工作
- 項目跟進工作
- 和員工一起工作
- 考慮未來的要求
- 外出
- 與專業(yè)人士和其他經(jīng)理人的交流
- 組織的活動
總結這些事情會讓你重新評估你的時間花費在了哪里并且好好分配時間。如果你花費太多時間與員工溝通，想想為什么會這樣。是因為他們能力不夠?是因為員工之間爭權奪利?還是因為部門沒有明確的總體目標?