一個好的管理計劃能給組織帶來很多益處,復雜的組織實施的計劃種類多樣。這些計劃因時間的跨度、范圍和應用級別的不同而不同。但是,在所有的情況下,制定一個好的計劃和很好地實施這份計劃是走向最后成功的保證。
短期與長期計劃
按照時間的期限,短期計劃涵蓋一年與一年以內,中期計劃涵蓋一到兩年,而長期計劃著眼的是三年甚至是更遠的未來。高層管理工作可能更專注于為組織制訂——個總體上的長期汁劃和方針;基層管理工作則更多地關注短期的活動和計劃,這些短期活動和計劃都是為長期目標服務的。
戰(zhàn)略計劃和運營計劃
管理者根據(jù)不同的應用范圍安排多種多樣的計劃。戰(zhàn)略計劃(strategic plan)致力于長期的需求和為組織制定全面的行動方針。這個范圍的高層管理者的計劃包括:決定整個組織的目標,然后為了實現(xiàn)目標,決定采取什么行動和使用何種資源配置方案。運營計劃(operational plan)確定為實現(xiàn)戰(zhàn)略性計劃而在特定領域所要完成的工作。在工商企業(yè)中,典型的運營計劃包括:生產計劃——涉及為創(chuàng)造有價值的產品和服務所需要的方法和技術;財務計劃——涉及為支持不同的運營活動安排必要的資金;設備計劃——涉及為完成工作任務提供必要的設備和車間布局;市場營銷計劃——涉及與產品或服務的銷售和配送相關的需要;以及人力資源計劃——涉及不同工作所需要人員的招聘、選拔和崗位設置。
下圖通過一個正經歷重組的企業(yè)案例,來說明一個層次分明的戰(zhàn)略計劃和運營計劃能夠在整個企業(yè)范圍內,為了達到一個共同的目的而如何集中和引導企業(yè)行為的。比方說,組織的戰(zhàn)略方針包括通過重組使企業(yè)以核心產品領域的增長為中心。而這些方針正是被運營計劃所支撐,這些運營計劃包括特定的市場計劃、生產計劃和財務計劃。為實現(xiàn)戰(zhàn)略計劃,運營計劃為此需要明確企業(yè)行為和滿足資源的需求。
政策和程序
典型的組織運營需要很多政策和程序的支持。這些標準的計劃被反復地用于特定情形下對行為的指導。政策(policy)為特定環(huán)境中的決策和實施行動提供明確的指導。例如,在人力資源管理中,關于艾滋病/艾滋病病毒(AIDS/HIV)、酗酒、吸毒和性騷擾等事務方面的政策,能有助于確保員工的日常行為和決定符合組織的價值取向、戰(zhàn)略和目標。
程序(procedure)描述的是與特定情況相關的嚴格的規(guī)則。作為標準操作程序(SOPs,standard operating procedures),經常能在員工手冊中找到這些程序的說戰(zhàn)略計劃和運營計劃如何相互支持明。盡管關于性騷擾的政策對員工的行為提出了希望,但關于性騷擾的程序則進一步明確了當有人在工作中遭遇到性騷擾時應當采取的行為。程序能夠確保每個人能得到公平、公正和一視同仁的待遇。
項目日程和預算
新的工作環(huán)境中越來越多的是根據(jù)“項目”進行組織,而這些項目是由工作團隊在時間緊迫的情況下完成。為完成確定的任務,通常運用計劃來管理項目資源:在這種情況下,項目日程(project schedule)定義了為完成一個特定的重要項目而必須進行的活動:比方說,項目日程會指導一座新的學生活動大樓的完工、一套新的計算機軟件程序的開發(fā)或者是為一個運動隊開展新的推廣活動。在每種情況下,項目日程將定義特定的任務目標和資源需求。一個好的項目日程還應該合理安排優(yōu)無次序,這樣才能使與項目相關的所有人員不僅知道哪些是該做的,而且知道該按什么樣的順序去做才能夠按時完成工作。
預算(budget)是將資源分配給活動、項目和程序的一些計劃。預算在分配稀有、用途廣泛且競爭激烈的資源時是一種十分強有力的工具。好的管理者能夠為其工作和團隊準備并制定一個足以滿足他們需求的預算。好的管理者還能夠在已分派的預算內控制資源的支出,以保證高效地實現(xiàn)目標。
為了特定的目的,有時會給項目和工作單元安排固定預算,這些預算分配給項目的可用資源是固定的,在使用中不能超出預算。例如,一個管理者在給定的時期內有25 000美元的購買設備的預算。反之,可變預算允許針對不同層次的活動調整資源分配的比例。比方說,由于競爭的壓力,一個項目的領導人若要縮短工期,他就不得不增加預算去雇用臨時工。零基預算(zero-based budget)指的是,將一個項目或者活動作為全新的項目來安排預算。假設這個項目過去并沒有安排過預算,因而其預算并不是過去預算的簡單繼續(xù),所有的項目在每個預算周期中都相互競爭以爭取再次獲得可用資金。在工商企業(yè)、政府機構和其他一些組織中,零基預算被用來確保只有真正有效和能及時完成的項目能夠得到資金。