管理培訓(xùn)
管理培訓(xùn)_*_ |信匯中正領(lǐng)導(dǎo)力

不要等到會(huì)議結(jié)束才開始采取行動(dòng)

當(dāng)前位置:
不要等到會(huì)議結(jié)束才開始采取行動(dòng)

茱莉正在等候布魯斯五分鐘后來(lái)到她的辦公室。他一定很希望茱莉會(huì)對(duì)他昨天寄給她的備忘錄草案提供意見(jiàn),只不過(guò)她還沒(méi)有時(shí)間看那份草案。她知道,他也想討論與一個(gè)新研究小組的合作事宜,一些同事曾跟那個(gè)小組合作過(guò),但是他們希望她檢視他們的工作,但她迄今尚未答覆他們。她很希望聽(tīng)到布魯斯最近帶領(lǐng)一個(gè)研習(xí)會(huì)的感想,她鼓勵(lì)他去做那件事,但她自己未能出席。這就是這位經(jīng)理人有待和直屬部屬討論查核的工作清單。

時(shí)間一秒秒逝去,茱莉有什么可以做的?瀏覽備忘錄?問(wèn)問(wèn)同事與研究小組合作的最新進(jìn)展?觀看公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上那場(chǎng)研習(xí)會(huì)的影片,或閱讀研習(xí)會(huì)的意見(jiàn)調(diào)查結(jié)果?

如果這種時(shí)間緊迫感聽(tīng)起來(lái)很熟悉,你并不孤單。我擔(dān)任經(jīng)理人后不久,就發(fā)現(xiàn)自己好像站上了似乎無(wú)止無(wú)休的「會(huì)議跑步機(jī)」。我參加的會(huì)議多到我?guī)缀鯖](méi)有時(shí)間去準(zhǔn)備,更別提去處理會(huì)后帶走的待辦事項(xiàng)清單上的事了。

所以我決定嘗試不同的做法。如果和一位或少數(shù)員工的會(huì)議,變成工作會(huì)議,那會(huì)怎么樣?我們可以一起檢討備忘錄,搜尋事實(shí)資料以檢視某個(gè)構(gòu)想,打電話給深入了解相關(guān)議題的同事,或是讓可以從我們的討論中受益的同事一起來(lái)開會(huì)。我們能處理的項(xiàng)目或許變得較少,但更有可能解決我們正在處理的事情,同時(shí)也幫助每個(gè)人減輕工作。

轉(zhuǎn)變到這種我所謂的「只管去做」會(huì)議,不僅讓我保留了大量工作時(shí)間去思考較高層次的優(yōu)先要?jiǎng)?wù),也讓我有余力在與直屬部屬互動(dòng)時(shí)思考較周密,并且能和他們建立較強(qiáng)的指導(dǎo)關(guān)系。

在這個(gè)過(guò)程中,下列三種技巧會(huì)有幫助:

  • 「現(xiàn)況」備忘錄:你和直屬部屬開會(huì)前,請(qǐng)他們先用電子郵件寄「策略議題」給你,好讓你在會(huì)議中優(yōu)先處理其中一、兩項(xiàng)。
  • 即時(shí)調(diào)查:如果你和直屬部屬只差些許資訊(例如,一位同事的建議或是可拿到的公開資料)就能作出決定,那你就應(yīng)在會(huì)議當(dāng)中找到那個(gè)資訊。你可能還需要一些時(shí)間思考,但在許多情況下,消除障礙后,你就能采取行動(dòng)了。
  • 訪客時(shí)間:邀請(qǐng)可從某議題學(xué)到東西的其他人參加會(huì)議,只參加與他們有關(guān)的那部分議程。

我們透過(guò)「只管去做」的角度,再來(lái)看看茱莉的困境。在布魯斯抵達(dá)之前的那五分鐘,她可以思考,對(duì)組織、對(duì)她和對(duì)布魯斯最重要可能是哪些議題(備忘錄、研究小組或研習(xí)會(huì))。她決定,最后一項(xiàng)可能是他的首要考慮;他一直很擔(dān)心帶領(lǐng)研習(xí)會(huì)的事。備忘錄明天要送出去,因此也應(yīng)該屬于優(yōu)先事項(xiàng),但與研究小組合作的決定,在時(shí)間上比較不迫切。

布魯斯到達(dá)時(shí),茱莉首先詢問(wèn)研習(xí)會(huì)進(jìn)行得如何。他承認(rèn)遇到了一些困難,并表示有興趣接受公開演講的正規(guī)訓(xùn)練,于是茱莉發(fā)了一封電子郵件給人力資源部門,看看公司是否能提供經(jīng)費(fèi)讓他參加相關(guān)課程。接下來(lái),他們一起討論備忘錄,思考備忘錄的發(fā)送對(duì)象和目標(biāo),并據(jù)此調(diào)整了一些措辭。會(huì)議時(shí)間還剩十分鐘時(shí),茱莉和布魯斯打電話給先前曾和研究小組合作的大衛(wèi)。幸運(yùn)的是,他在辦公室內(nèi),并愿意透過(guò)免持聽(tīng)筒聊一下他的經(jīng)驗(yàn)。他的說(shuō)法非常正面,因此茱莉同意布魯斯請(qǐng)研究小組針對(duì)收費(fèi)估個(gè)價(jià)。

每個(gè)待辦事項(xiàng)都處理好了,她還有時(shí)間去考慮董事會(huì)的一項(xiàng)建議,閱讀競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的年度報(bào)告,或開始考慮她必須規(guī)劃的一個(gè)在公司外部舉行的策略會(huì)議;也就是說(shuō),她在各項(xiàng)總體目標(biāo)上取得了進(jìn)展。

如果你采用「只管去做」的心態(tài),你可能會(huì)很驚訝你和同事們完成了這么多事情。

成就高成效,實(shí)現(xiàn)管理能力快速提升,12Reads系列管理培訓(xùn)教材限時(shí)特惠! 立即購(gòu)買 PURCHASE NOW