本素質(zhì)模型范例是根據(jù)美國勞工部發(fā)起的“秘書人員協(xié)會(huì)關(guān)于秘書人員必須掌握的技能(SCANS)”的項(xiàng)目資料構(gòu)建的一個(gè)能力模型。來自教育界、企業(yè)界和研究產(chǎn)業(yè)關(guān)系的一些學(xué)者和權(quán)威人士，研究之后一致認(rèn)為，一名秘書要想為未來將要從事的工作做好準(zhǔn)備，就應(yīng)該接受如下所示的公開的技能教育。就這一素質(zhì)模型而言，我們將秘書應(yīng)該具備的能力大致分為兩類，即績效技能與技術(shù)技能。
績效技能
·適應(yīng)性
表現(xiàn)出應(yīng)變能力：能夠從矛盾與困境中解脫并重新振作起來；將不愉快甚至是消極的經(jīng)歷看做是一次學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)；以解決問題的實(shí)際行動(dòng)去應(yīng)對(duì)時(shí)間壓力與人際沖突；不隨便發(fā)表消極的言論，能夠控制自己的感情；即使承受著一定的壓力，也要尊重他人。
適應(yīng)變革：積極尋找有利于組織發(fā)展的各種途徑與方案，以樂觀、積極、開放的心態(tài)迎接變革；積極提供有益的想法，支持組織變革；遵守團(tuán)隊(duì)關(guān)于變革的各種協(xié)議，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)有效性的提高；堅(jiān)決抵制各種不安全甚至不合法的變革活動(dòng)。
·人際技能
參與團(tuán)隊(duì)工作：積極與他人進(jìn)行合作，為團(tuán)隊(duì)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策；就團(tuán)隊(duì)的決議發(fā)表自己或贊成或反對(duì)的意見；當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員不在的時(shí)候，不要發(fā)表對(duì)其不利的言論；敢于正視團(tuán)隊(duì)工作中存在的各種績效問題。
表現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)能力：通過有效地表達(dá)自己的思想、感覺和想法，證實(shí)職位的權(quán)威；鼓勵(lì)、說服、激勵(lì)他人(個(gè)人或群體)；敢于挑戰(zhàn)現(xiàn)存的工作流程、制度，即使是權(quán)威，同時(shí)也要敢于承擔(dān)責(zé)任。
管理沖突：直截了當(dāng)、準(zhǔn)確明白地表達(dá)自己的意見，但要實(shí)事求是，不毀謗他人；認(rèn)真聆聽他人的想法和意見，通過復(fù)述他人的話語來表明自己已經(jīng)正確理解了對(duì)方說話的內(nèi)容；必要的時(shí)候可以運(yùn)用權(quán)威來表達(dá)自己的不滿；將負(fù)面的反饋看做是一次學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)；通過溝通來消除分歧，達(dá)成一致。
接受差異：與不同背景的員工積極、有效地共事；與來自不同民族、社會(huì)、教育背景的人一起工作時(shí)，應(yīng)表現(xiàn)出必要的專業(yè)性和積極合作的心態(tài)；與他人交往時(shí)，應(yīng)避免思維定勢；有人在誹謗和詆毀他人時(shí)，能夠及時(shí)予以糾正。
提供服務(wù)：與客戶和顧客深入溝通，認(rèn)真工作，及時(shí)滿足他們的需要；適時(shí)調(diào)整自己的需要和目標(biāo)，幫助他人實(shí)現(xiàn)其理想和目標(biāo)；在難以提供相應(yīng)的信息的時(shí)候，要表現(xiàn)出高度重視的態(tài)度和耐心勸服的語氣。
·工作習(xí)性
表現(xiàn)出正直：在收集和使用信息的時(shí)候，遵守保密原則，信守商業(yè)倫理與組織機(jī)密；根據(jù)可靠的信息，做出令人信服的評(píng)論；在制定決策的時(shí)候，避免聽信流言蜚語，也不要憑主觀臆斷；對(duì)察覺到的有關(guān)某人正直與否的問題表現(xiàn)出相當(dāng)?shù)拿舾行裕恢谱魍暾?、精確的書面文檔。
管理自己：在沒有監(jiān)控的情況下，運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程與工作指南來指導(dǎo)自己的行動(dòng)安排；對(duì)與工作相關(guān)的活動(dòng)根據(jù)其重要性進(jìn)行排序；為各項(xiàng)活動(dòng)分配相應(yīng)的時(shí)間，認(rèn)真理解、妥善準(zhǔn)備并嚴(yán)格遵守既定的工作日程安排；在組織政策和工作流程之外，定期根據(jù)自己的工作需要做出相應(yīng)的決策和調(diào)整。
激勵(lì)自己與他人：積極開展自己的工作，并鼓勵(lì)他人認(rèn)真、及時(shí)地啟動(dòng)工作內(nèi)容；遵守行動(dòng)計(jì)劃，表現(xiàn)出相當(dāng)?shù)囊懔?，為了獲取最后的工作成果，能夠長時(shí)間忍受艱苦的工作和繁重的工作壓力；迅速完成工作任務(wù)；善于和自己、和時(shí)間、和他人比拼。
遵守流程：即使有一定難度，也要認(rèn)真理解、積極遵守，并善于鼓勵(lì)他人遵守既定的規(guī)章制度與操作流程；通過向他人指出并為其說明哪些制度和流程存在問題，正在影響組織效率，以此來改善組織的績效水平。
技術(shù)知識(shí)與工作技能
·資源
分配資金：制定并使用預(yù)算，進(jìn)行成本與收入預(yù)測，制作詳細(xì)的會(huì)計(jì)記錄，以便測評(píng)預(yù)算的有效性并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
分配材料和其他輔助資源：獲取、存儲(chǔ)并分配原材料、供應(yīng)品、零部件、設(shè)備、場地和最終產(chǎn)品，使之得到充分的利用。
分配人力資源：評(píng)估員工的知識(shí)與技能，根據(jù)工作需要進(jìn)行相應(yīng)的分配，并評(píng)估其工作業(yè)績，而且要及時(shí)予以反饋。
·信息
獲取并評(píng)價(jià)信息：根據(jù)需要尋找相應(yīng)的數(shù)據(jù)和資料，從現(xiàn)存的各種資源中認(rèn)真尋找或重新開發(fā)數(shù)據(jù)，并評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)的相關(guān)性與精確性。
組織與維護(hù)數(shù)據(jù)資料：從系統(tǒng)的角度來組織、處理和維護(hù)各種書面或電子記錄與資料。
解釋并溝通信息：對(duì)信息進(jìn)行選擇和分析，綜合運(yùn)用書面、口頭、圖表等形式向他人傳遞和交流信息。
運(yùn)用計(jì)算機(jī)處理信息：運(yùn)用計(jì)算機(jī)收集、整理、分析并傳遞信息。
·系統(tǒng)
理解系統(tǒng)：把握社會(huì)、組織與技術(shù)系統(tǒng)是如何正常運(yùn)作的，并謀求在這些系統(tǒng)中工作的有效性。
監(jiān)控并糾正工作情況：鑒別發(fā)展趨勢，預(yù)測這些趨勢對(duì)組織與系統(tǒng)可能產(chǎn)生的影響，檢查系統(tǒng)和組織功能中出現(xiàn)的偏差，并及時(shí)采取必要的糾正措施。
改進(jìn)和設(shè)計(jì)系統(tǒng)：提出意見與建議，調(diào)整或修正現(xiàn)存的系統(tǒng)，以便改進(jìn)產(chǎn)品功能和提高服務(wù)水平，并積極開發(fā)新的可資替代的系統(tǒng)。
·技術(shù)
選擇技術(shù)：判斷什么樣的程序、工具、機(jī)器設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)硬件與軟件，能夠生產(chǎn)出更好的產(chǎn)品；幫助他人學(xué)會(huì)使用這些技術(shù)。
技術(shù)應(yīng)用：全面了解相關(guān)的技術(shù)內(nèi)容，安裝和操作某一機(jī)器的正當(dāng)程序，包括計(jì)算機(jī)及其處理程序。
維護(hù)與檢修：盡量避免發(fā)生問題，如果機(jī)器、計(jì)算機(jī)等設(shè)備和其他技術(shù)方面出現(xiàn)了問題，應(yīng)及時(shí)予以確認(rèn)和處理。