教練技術(shù)是從美國(guó)興起經(jīng)香港傳入內(nèi)地的。在很多企業(yè)中，經(jīng)理人需要運(yùn)用教練技術(shù)來與直接下屬一起工作。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)理人需要學(xué)會(huì)一系列新的教練技術(shù)與技能，從而幫助員工提高業(yè)績(jī)，發(fā)展自我，掌握技能。通過課堂上的實(shí)操訓(xùn)練，經(jīng)理們很快能提升在這三個(gè)領(lǐng)域的教練技巧。但是，教練式管理中“給予反饋”對(duì)很多經(jīng)理人都極具挑戰(zhàn)。
經(jīng)理人之所以覺得給予反饋非常困難，是由于三項(xiàng)主要原因。
- 一是害怕反饋會(huì)使員工失去動(dòng)力，而他們必須達(dá)成工作目標(biāo)；
- 二是擔(dān)心反饋會(huì)破壞與員工之間的關(guān)系；
- 三是擔(dān)心反饋無(wú)法實(shí)現(xiàn)期望的結(jié)果。
為幫助經(jīng)理人消除這些恐懼，掌握取得成功所需的技能，建議在給予反饋前，首先提醒員工，同時(shí)實(shí)現(xiàn)不斷發(fā)展和期望目標(biāo)的重要性。
這意味著經(jīng)理人若想提高自己的反饋技巧，就必須先轉(zhuǎn)變自己的思考方式，從而認(rèn)識(shí)到不同的團(tuán)隊(duì)成員或員工下屬需要他們采取不同的領(lǐng)導(dǎo)型態(tài)，選擇最恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言；清楚他們自己的判斷，并能與工作要求或該員工的自身利益區(qū)別開，始終努力提高彼此的信任和工作關(guān)系。
完成這些后，經(jīng)理人就能夠與員工分享棘手或困難的反饋，因?yàn)樗麄円呀?jīng)建立了員工的意識(shí)，信任和對(duì)彼此關(guān)系的尊重。
有效的反饋從設(shè)定反饋目標(biāo)開始，先要明確期望的結(jié)果是什么。一般而言，有三種類型的反饋結(jié)果，需要搭配三種不同的反饋風(fēng)格。
首先是信息反饋——這是關(guān)于員工意識(shí)和/或成長(zhǎng)的信息。這類反饋并非必須，可根據(jù)員工的意愿來實(shí)施或不實(shí)施。經(jīng)理人需要先獲得員工的同意，才與他分享此類反饋，而且也沒有特別要求的反饋目標(biāo)。
其次，反饋包含一項(xiàng)請(qǐng)求——這類信息將有利于員工，但也并非強(qiáng)制。經(jīng)理人給予反饋，并提出請(qǐng)求——但僅僅是建議，可商量的。
最后，通過反饋提出要求和/或需求——這類信息是工作的一部分，必須立刻引起員工注意。
此外，還要給予反饋的指導(dǎo)。除了要明確期望哪種類型的反饋結(jié)果以外，經(jīng)理人還要注意另外一些反饋重點(diǎn)。在給予反饋之前，先確認(rèn)你和員工都清楚任務(wù)目標(biāo)、工作標(biāo)準(zhǔn)、角色職責(zé)和期望結(jié)果，并達(dá)成一致。確認(rèn)彼此間的關(guān)系是充滿信任的。
在反饋之前先獲得員工的允許，或至少讓你的下屬有準(zhǔn)備，如果你需要給予一些負(fù)面的反饋，可能讓他難以接受。使用中性的語(yǔ)言和姿態(tài)，以避免批評(píng)和妄斷。注意你的肢體語(yǔ)言和語(yǔ)氣。如覺得很難用中性語(yǔ)言，就要多加練習(xí)。
最重要的是反饋要及時(shí)，要立刻反饋或盡可能早地反饋，但不要在情緒激動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行反饋。如果你無(wú)法控制好自己的情緒，那么就等到自己能控制以后再去反饋。
還要記住反饋要有意義。反饋重點(diǎn)在于將來怎么做，反饋不是討論過去的一些事情，而這些事情以后再也不會(huì)發(fā)生。如果對(duì)這些過去的事件進(jìn)行反饋，而它們?cè)趯韼缀醪豢赡馨l(fā)生，那么這樣的反饋將毫無(wú)意義，而且會(huì)破壞彼此的信任關(guān)系。
關(guān)注員工能掌控的行為。怪罪員工他們自己都無(wú)法掌控的事情，是不合理的。
反饋要明確、詳細(xì)。要告訴員工具體的行為和數(shù)據(jù)，而不是先下判斷。反饋的現(xiàn)場(chǎng)不能有第三者旁觀，也不要加進(jìn)類似“其他人是怎樣認(rèn)為的”的信息。記住你是經(jīng)理，重要的是你所想的。
反饋要開放，準(zhǔn)備迎接不同的結(jié)果。假如你只是希望反饋對(duì)員工有幫助，那么就不要期望感激或熱情。假如是請(qǐng)求，那么祝愿你的反饋能被付諸行動(dòng)。假如這樣，要注意對(duì)員工所做的努力給予鼓勵(lì)和贊揚(yáng)。假如這是個(gè)要求和/或需求，員工必須執(zhí)行，那么準(zhǔn)備好和他們一起工作，來保證完成目標(biāo)。
要與他們討論進(jìn)展（他們何時(shí)、怎樣實(shí)施所要求的任務(wù)）、跟進(jìn)（你和其他人將怎樣了解他們是否按計(jì)劃在實(shí)施）以及支持（你和其他人可以怎樣幫助他們）。最后，準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的失敗結(jié)果。
總之，有效地給予反饋從設(shè)定理想目標(biāo)開始。給予反饋對(duì)任何一位經(jīng)理人而言都是非常關(guān)鍵的工作職責(zé)。不必非得令人畏懼，通過練習(xí)，使用教練式的反饋形式會(huì)減輕不適感。
記住，作為一名經(jīng)理人，你有權(quán)利通過給予反饋建立與員工的彼此信任和尊重關(guān)系。然后，你必須非常清楚自己給予反饋的動(dòng)機(jī)，以及你想通過反饋獲得的結(jié)果。好消息是，你在給予反饋時(shí)想得越周到，你所要給出的就越少！一句話，通過給予反饋提升員工的績(jī)效！