團隊領(lǐng)導(dǎo)者有兩個關(guān)鍵職能:管理團隊邊界以及管理團隊本身。當(dāng)我們試著理解團隊的有效性時,比較容易去關(guān)注團隊內(nèi)部存在的動態(tài)因素,而忽略外部相關(guān)方也會影響團隊完成業(yè)績的能力。團隊領(lǐng)導(dǎo)者需要管理團隊邊界,以確保團隊了解其運作所處的情境框架,并且確保重視主要利益相關(guān)者的觀點和預(yù)期。雖然這類關(guān)鍵人物通常是組織內(nèi)部成員,如管理人員或者高層管理人員,其他外部組織(客戶)也可能受到團隊最終產(chǎn)品或建議的影響。
通常,最有效的團隊會保持與某些局外人士(如管理人員、高層管理人員和客戶)的密切聯(lián)系,向他們報告有關(guān)團隊進展和采納他們意見作出團隊決策的情況。明這樣做非常重要,因為管理人員和高層管理人員擁有分配資源的權(quán)力,還有能力重新指派現(xiàn)有團隊的成員和招募新人。通過與局外人士的溝通,團隊可能會得到他們對團隊預(yù)期的更為清晰的指示,或者可以得到有關(guān)團隊的最終產(chǎn)品應(yīng)當(dāng)是怎樣的更為明確的指導(dǎo)性意見。
管理邊界
邊界管理人員負責(zé)確定團隊與客戶、高層管理人員,以及其他對團隊表現(xiàn)有興趣的人共事的方式。雖然其他人也能對深入了解團隊所處的情境作出貢獻,但這一角色通常由團隊領(lǐng)導(dǎo)者兼任。邊界管理人員需要負責(zé)緩解團隊與組織的沖突,勸說高管層支持團隊的工作,與其他團隊就最后期限進行協(xié)調(diào)與談判?!庇行У倪吔绻芾砣藛T可以找到可能影響團隊工作或者會被團隊影響的關(guān)鍵人物和其他團隊。此外,邊界管理人員承擔(dān)的另一個重要職責(zé)是,他負責(zé)確定需要做些什么,以保證團隊外部其他人的立場?!边@些任務(wù)對于確保團隊產(chǎn)出滿足或者超出組織的預(yù)期至關(guān)重要。
在團隊研究中,德博拉·安科納發(fā)現(xiàn)了一系列邊界管理活動(從最小限度到最廣泛的外部溝通互動),團隊通常利用這些活動讓別人了解自身的戰(zhàn)略和決策?!彼堰@些團隊稱為知識型團隊、炫耀型團隊以及探索型團隊(見圖1)。
除管理外部關(guān)系和邊界之外,團隊領(lǐng)導(dǎo)者必須管理團隊本身——團隊設(shè)計(團隊中都有哪些人,他們的角色是什么),以及團隊作出決策的過程(團隊文化、戰(zhàn)略和運作方法)。
團隊領(lǐng)導(dǎo)者的策略
卓有成效的領(lǐng)導(dǎo)者對團隊成員的需求非常敏感,并且會對實現(xiàn)團隊目標負責(zé)。他們也想要建立一個業(yè)績表現(xiàn)卓越的團隊。因此,他們會激勵團隊成員分擔(dān)對任務(wù)的責(zé)任,并且信任團隊的其他成員。因為你將有可能在職業(yè)生涯的某個時點成為一名團隊領(lǐng)導(dǎo)者,了解成為一名卓有成效的團隊領(lǐng)導(dǎo)者所必需的特定技能,對你來說十分重要。
1996~2004年,美國籃協(xié)要從NBA全明星陣容中挑選球員,組成美國國家男子籃球隊名單,參加夏季奧運會,這些球員在常規(guī)賽中都已經(jīng)是老對手了。雖然這項策略在1996年和2000年都執(zhí)行得很好,但在2004年,因為球員之間的個人沖突,球隊表現(xiàn)不佳:在半決賽中,被阿根廷隊淘汰。為了準備2008年的北京夏季奧運會,美國籃協(xié)改變了組建美國男籃的做法,即要求每位入選的球員都要對球隊作出一個為期三年的承諾,參加2006年世錦賽和2008年奧運會。邁克·沙舍夫斯基(“老K教練”),杜克大學(xué)男子籃球隊的傳奇教頭,被選為美國隊的教練。作為他給籃球隊帶來的“團隊作戰(zhàn)”方式的一部分,他注重讓球員以團隊合作的方式打球去贏得每一場比賽。2008年,老K教練帶領(lǐng)美國男籃贏得了奧運會金牌爭奪戰(zhàn)的勝利。
有效領(lǐng)導(dǎo)一個團隊需要你的職業(yè)生涯有良好的成功記錄,但是也需要你能贏得團隊成員的尊重和承諾。贏得尊重和承諾會使你更有影響力,而你的影響力又可以幫助你組建一個高效運作并可以有效實現(xiàn)組織目標的團隊。為了贏得尊重、確保承諾以及維護信譽,研究者建議領(lǐng)導(dǎo)者采用以下七種行為方式(見表1)。
領(lǐng)導(dǎo)跨地域(分布式)或虛擬團隊
管理一個成員不在同一地點辦公的團隊對建設(shè)團隊有效性來說是一個巨大挑戰(zhàn)。過程技能對于虛擬團隊會更加重要。因此,除了使用你在領(lǐng)導(dǎo)團隊時學(xué)到的策略外,在領(lǐng)導(dǎo)跨地域(分布式)團隊時,你還可以使用以下幾種方式:
- 先學(xué)走再學(xué)跑。管理者首先應(yīng)當(dāng)擅長管理集中式團隊。
- 不做假設(shè),把所有的話都說出來。制定如何進行團隊溝通、溝通時間表如何安排的指南。有效的溝通技巧對跨地域團隊尤為重要,因為團隊成員之問的溝通不是面對面的,因此能夠作出澄清的機會就更少。
- 保持密切溝通。盡可能與團隊保持聯(lián)系,比如發(fā)封電子郵件、將信息貼在項目網(wǎng)站、發(fā)傳真,以及打電話等。
- 分享背景信息。如果團隊成員互相了解,他們就不會輕易對行動作出錯誤解讀,或?qū)e人的動機作出不正確的假設(shè)。
- 找到同盟。與組織中職位足夠高可以為團隊提供支持的人員建立同盟。為維護團隊利益可以向他尋求幫助。
- 留意沖突,并學(xué)會管理沖突。通過重讀電子郵件,或者提出諸如“你覺得這樣做可以嗎”這類問題來調(diào)查潛在的問題。由于缺少面對面的溝通,誤解和沖突可能在虛擬團隊中很快升級。
- 下次可以更好。在項目結(jié)束后,與團隊成員一同回顧總結(jié)團隊經(jīng)驗。在參與或者管理另一個跨地域(分布式)團隊時,將會用到這些信息。
由母語是不同語言的成員組成的團隊會面對更多的挑戰(zhàn)。在這種情況下,成員應(yīng)該避免使用俗語或者俚語,因為這些都可能導(dǎo)致誤解和曲解。另外,團隊?wèi)?yīng)該安排多次會間休息以檢查會議進度,確保內(nèi)容能互相理解。在這種情況下,團隊規(guī)范也會更加重要。團隊成員應(yīng)該就團隊如何進行溝通,如何讓所有團隊成員都參與溝通,以及如何處理沖突等問題達成一致意見。